Ustal cele i majątek przeznaczony na realizację tych celów (fundusz założycielski)

Ania i Marysia powinny się zastanowić nad celami swojej przyszłej fundacji. Z opisu wynika, że na pewno warto w statucie uwzględnić działalność w zakresie kultury. Taki zapis pozwoli na:

• korzystanie ze zwolnienia z podatku dochodowego dochodów fundacji przeznaczonych na działalność kulturalną (zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych),
• odliczenie od dochodu darowizn przekazanych na naszą fundację (kultura mieści się w obszarach pożytku publicznego) – zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• ubieganie się o środki na działalność kulturalną.

Warto pamiętać właśnie o takich trzech kontekstach w wyznaczaniu celów fundacji. O znaczeniu celów w budowaniu fundacji pisaliśmy już też na blogu.

Jeśli chodzi o fundusz założycielski, to Ania i Marysia będą musiały zdecydować, jakie środki chcą przekazać na rzecz realizacji celów fundacji. Może to być majątek rzeczowy lub środki pieniężne. Wartości minimalne to:

• około 500-1000 zł, jeśli fundacja nie będzie prowadziła działalności gospodarczej,
• co najmniej 2 tys. zł, jeśli fundacja będzie prowadziła działalność gospodarczą.

Przygotuj projekt statutu

Praca nad statutem to kolejna ważna sprawa w ramach przygotowań do założenia fundacji. Zacznijmy od tego, że warto patrzeć na statut nie tylko jako na podstawowy dokument określający sposób działania fundacji, ale również jak na pewną instrukcję postępowania. Do tej instrukcji będziemy sięgać w różnych sytuacjach praktycznych. Absolutnie więc nie piszemy statutu po to, by go schować do szuflady. Będzie on nam bardzo przydatny w naszej działalności.

Kilka dalszych uwag pomocnych w przygotowaniu statutu:

• warto przyjrzeć się postanowieniom statutów innych fundacji, ale nie warto ich bezmyślnie kopiować – statut fundacji jest bardzo elastyczny i łatwo o sytuację, w której ktoś celowo wprowadził jakiś konkretny zapis, który zupełnie nie będzie pasował do nas,
• pamiętaj o celach, które chcesz realizować – one właśnie pojawią się w akcie fundacyjnym, a także statucie,
• w statucie budujesz też strukturę organizacyjną fundacji – decydujesz jakie organy będą powoływane (jedyny organ obowiązkowy to zarządu), w jaki sposób one będą działać, a także w dużej mierze, jakie te organy będą miały kompetencje,
• statut będzie decydujący w temacie kto może reprezentować fundację (np. kto będzie podpisywał umowy w imieniu fundacji),
• zastanów się nad formami działalności – czy to będzie działalność statutowa nieodpłatna, działalność odpłatna, czy też jeszcze dodatkowo działalność gospodarcza?
• warto w statucie przewidzieć możliwość jego zmiany, a już na pewno nie warto wprost tego w statucie zablokować.

W przypadku Ani i Marysi prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem będzie prawdopodobnie:

• prosta struktura organizacyjna, gdzie fundatorki wejdą jednocześnie do zarządu,
• przewidzenie na początku co najmniej działalności odpłatnej pożytku publicznego (nie mamy pełnych informacji, więc ciężko powiedzieć, czy działalność gospodarcza w tym przypadku również byłaby sensowna),
• pokazanie kultury jako jednego z głównych celów działalności fundacji,
• wprowadzenie samodzielnej reprezentacji zarówno przez Anię, jak i Marysię (o ile mają duże zaufanie do siebie, a zakładam, że tak właśnie jest :)).

Zadbaj o lokal na siedzibę

Fundacja musi mieć siedzibę pod konkretnym adresem. Dwa rozwiązania warte uwagi na początek:

• siedziba przy innej organizacji, np. w inkubatorze organizacji pozarządowych (w wielu miastach Polski działają takie inkubatory oferując możliwość bezpłatnej rejestracji dla organizacji pozarządowych),
• rejestracja organizacji pod adresem zamieszkania, aczkolwiek tutaj warto zwrócić uwagę na ewentualną konieczność zmiany funkcji lokalu (zwłaszcza, jeśli mieszkamy w bloku), ewentualnie wyższy podatek od nieruchomości (jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą) i tzw. nieodpłatne świadczenia, jeśli organizacja otrzymałaby lokal w bezpłatne użyczenie.

Wybierz formę księgowości i biuro rachunkowe

Jeśli organizacja rozpoczyna działalność i m.in. nie prowadzi działalności gospodarczej, to ma do wyboru, czy prowadzić

• tzw. uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, czy też
• tzw. pełne księgi rachunkowe.

W praktyce jednak może się okazać, że i tak z uwagi np. na korzystanie z dotacji i dofinansowań najlepszym i w zasadzie jedynym rozwiązaniem będą pełne księgi rachunkowe.

Zaletą uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów jest m.in. to, że organizacja nie musi sporządzać sprawozdania finansowego. Więcej informacji w tym temacie znajdziesz pod tym linkiem, zaś wzory ewidencji możesz zobaczyć tutaj.

Dla porządku powiedzmy sobie jeszcze, kiedy dokładniej ta uproszczona ewidencji wchodzi w grę. Zgodnie art. 10a. ust. 1. ustawy o działalności pożytku publicznego m.in. fundacje mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy:

1. działają w sferze zadań publicznych,
2. nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
3. nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego,
4. osiągają przychody wyłącznie z:
   1. działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
   2. działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
   3. tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
   4. tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach.

Warto też wspomnieć, że w kolejnych latach będziemy mogli zostać na uproszczonej ewidencji, jeśli w roku poprzedzającym fundacja osiągnęła przychód wyłącznie z tytułów, o których mowa powyżej w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Poza tym domyślną formą prowadzenia księgowości jest pełna księgowość. Jeśli chcemy prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, to fundacja musi zawiadomić o tym urząd skarbowy w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Jeśli natomiast chodzi o wątek wyboru biura rachunkowego, a najpierw jeszcze decyzji, czy prowadzić księgowość samodzielnie, czy zlecić ją na zewnątrz polecamy ten wpis na blogu.

Biznes plan / model biznesowy

Jeśli mamy prowadzić działalność sprzedażową, to warto się do tego przygotować i przemyśleć podstawowe kwestie właśnie poprzez przygotowanie biznes planu, czy modelu biznesowego. Refleksji wymaga np.:

• kto będzie naszym klientem?
• jak dotrzemy do takich osób?
• jakie przychody są realne?
• jakie koszty będziemy musieli ponosić co miesiąc?
• czy w związku z powyższym będziemy w stanie utrzymać się na rynku?

Jeśli Ania i Marysia odrobią wszystkie powyższe punkty, to czas na formalne rozpoczęcie procesu zakładania.

Zakładanie fundacji krok po kroku

Wizyta u notariusza

Jest to pierwszy krok w założeniu fundacji. Ania i Marysia udają się do notariusza po to, by złożyć oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji (tzw. akt fundacyjny).

Warto rozeznać się w okolicy, jakie są koszty aktu notarialnego dot. założenia fundacji i w jakim terminie jest możliwe złożenie tego oświadczenia woli. Koszt aktu notarialnego przy funduszu założycielskim do 3 tys. zł, to 100 zł netto + VAT, przy czym niektórzy notariusze liczą ten koszt według stawki za inne czynności i wówczas jest on większy. Właśnie dlatego warto się dopytać, jak to wygląda u danej osoby.

Ze spraw, o których mówiliśmy wcześniej Ania i Marysia będą tutaj potrzebowali celów fundacji i funduszu założycielskiego. Są to obligatoryjne elementy aktu fundacyjnego.

Wychodząc od notariusza Ania i Marysia powinny otrzymać akt notarialny i/lub zawiadomienie o zarejestrowanym elektronicznym dokumencie notarialnym w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. W tym ostatnim dokumencie znajdziemy numer, który podasz podczas wypełniania formularzy rejestrowych i dzięki temu sprawisz, że sąd będzie miał automatyczny dostęp do aktu notarialnego. Tyle przynajmniej mówi teoria, bo w praktyce jednak bywa tak, że niektóre sądy czasami chcą akt notarialny.

Przyjęcie statutu i wybór zarządu

Kolejnym krokiem będzie uchwała o przyjęciu statutu i wyborze członków zarządu. Z reguły obydwie uchwały podejmowane są przez fundatorów. Może być też jednak i tak, że statut przewiduje, że fundatorzy powołują najpierw radę fundację i dopiero ona wybiera zarząd. Nie jest to jednak często stosowane rozwiązanie.

Skompletowanie dokumentów dot. założenia fundacji

Jeśli Ania i Marysia wykonały wszystkie powyższe kroki, to powinny przystąpić do skompletowania dokumentacji do Krajowego Rejestru Sądowego.

Jeśli fundacja nie będzie prowadziła działalności gospodarczej, to zaczniemy od uzupełnienia podstawowych formularzy:

• KRS W-20 – podstawowy formularz służący do zgłoszenia fundacji – jej nazwy, siedziby itd.,
• KRS-WK, gdzie podajemy członków zarządu, ewentualnie rady fundacji jako organu kontrolnego.

Wśród pozostałych dokumentów (załączników) znajdą się:

• oświadczenie o ustanowieniu fundacji (potrzebujemy nr w Repozytorium CREWAN),
• oświadczenie wskazujące właściwego ministra nadzoru,
• statut (w trzech egzemplarzach, podpisany przez fundatora/ów),
• uchwały o powołaniu organów fundacji – w zależności od zapisów statutowych, z reguły uchwała fundatorów,
• dowód dokonana opłaty za wniosek o wpis do rejestru,
• oświadczenie o adresie do doręczeń członków zarządu.

Kluczowe jest to, że w przypadku braku działalności gospodarczej powyższe dokumenty należy złożyć w wersji papierowej do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę fundacji.

Jeśli natomiast fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, to dokumenty należy złożyć online przez tzw. Portal Rejestrów Sądowych. Dokładniej rzecz ujmując wniosek składa się online i dołącza się powyższe załączniki. Dodatkowo niektóre sądy będą chciały załączniki w wersji papierowej.

Wniesienie opłat za rejestrację fundacji

Z jakimi opłatami rejestrowymi muszą się liczyć Ania i Marysia? W przypadku fundacji bez działalności gospodarczej będzie to 250 zł. Jeśli natomiast fundacja będzie prowadziła działalność gospodarczą, to będzie to łącznie 600 zł (za wpis w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Zarejestrowanie fundacji, uzyskanie numerów NIP i REGON

Sąd przed zarejestrowaniem fundacji sprawdzi, czy wszystkie dokumenty są poprawnie przygotowane i czy statut jest zgodny np. z ustawą o fundacjach.

Każda fundacja rejestrowana jest w Rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą to dodatkowo jeszcze wpisuje się fundację w Rejestrze przedsiębiorców KRS.

Wpis w KRS jest ważnym momentem, bo od niego fundacja zaczyna swój byt prawny – tak, tak, Ania i Marysia mogą się cieszyć z narodzin fundacji 🙂 Fundacja może więc występować już w obrocie cywilno-gospodarczym i np. zaciągać zobowiązania.

Zostanie nam teraz kilka dalszych formalności.

Wyrobienie pieczątki i założenie rachunku bankowego

Polska jest dosyć dziwnym krajem, w którym czasami bez pieczątki ani rusz. Nie ma natomiast żadnego przepisu prawnego, który by nakazywał posiadanie pieczątki. Inna sprawa jest taka, że zwyczajnie to pomaga i ułatwia życie, np. nie ma potrzeby wpisywania wszystkich danych. Spotkałem się też z sytuacją, że właśnie bank wymagał posiadania pieczątki. Właśnie dlatego w tym kroku Ania i Marysia wyrabiają pieczątkę dla swojej fundacji. Mogę też sobie wyrobić pieczątki imienne (np. Anna Kowalska prezes zarządu).

Kolejnym krokiem będzie założenie rachunku bankowego. Oferty banków szybko się zmieniają, więc nie jestem w stanie powiedzieć, co będzie najlepsze dla Ciebie. Myślę jednak, że Ania i Marysia powinny zainteresować się ofertą takich czterech podmiotów (kolejność przypadkowa):

• BNP Paribas,
• Nest Bank,
• Mbanku,
• Santander Bank Polska.

Część z nich to oferta bezpłatna dla organizacji pozarządowych, czy przedsiębiorców.

Złożenie NIP-8 w urzędzie skarbowym (w tym potwierdzenie prawa do lokalu)

W tym kroku Ania lub Marysia (o ile mają w statucie samodzielną reprezentację) wypełniają i podpisują tzw. formularz NIP-8. Zgłasza się tam dodatkowe dane, takie jak np.

• wykaz rachunków bankowych (stąd warto wcześniej ten rachunek bankowy założyć, bo jeśli zrobimy to później, to będziemy musieli jeszcze raz zgłosić NIP-8 – aktualizacje z numerem rachunku bankowego)
• adresy miejsc prowadzenia działalności,
• adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej (dlatego też, jeśli będziemy zlecać na zewnątrz prowadzenie księgowości, warto wcześniej uzgodnić szczegóły).

Ania lub Marysia mają na to 21 dni od zarejestrowania fundacji (lub 7 dni, jeśli szybciej zatrudnią pracownika).

Wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Obowiązek ten wynika z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W naszym przypadku na pewno zgłoszeniu będą podlegać Ania i Marysia jako członkowie zarządu. Ewentualnie ww. osoby również jako fundatorzy, jeśli statut przewiduje dla nich istotne kompetencje.

Najważniejsze rzeczy z procesu zakładania mamy już za sobą. Uff, Ania i Marysia zasłużyły na chwilę odpoczynku 🙂

Po odpoczynku warto się teraz zastanowić, czy uzyskanie statusu przedsiębiorstwa społecznego to dobry pomysł…

Jeśli chcesz prowadzić fundację, to polecamy Twojej uwadze kurs online “Fundacja bez tajemnic”.

Dalsza część wpisu poniżej.