fbpx

Przegląd, porządki i postanowienia noworoczne w firmie społecznej. O czym pamiętać?

Początek roku ro dobry moment na porządki i robienie planów. Przedstawiamy Wam listę kilkunastu rzeczy, które warto rozważyć w kontekście nowego roku. Będzie to dotyczyć zarówno wątków prawnych, jak i biznesowych.

Wybierz z tego to, co uważasz dla siebie za najbardziej ciekawe / najbardziej wartościowe. Oczywiście nie musisz się zajmować wszystkim. Nie jest to oczywiście lista zamknięta, więc jeśli masz swoje propozycje / swoje uwagi, to zachęcamy do zostawienia swojego komentarza.

Tytułem wstępu: żeby firma się rozwijała, to musimy pracować nie tylko w firmie, ale również nad firmą. Czasami musimy oderwać się od tej przysłowiowej łopaty i popracować koncepcyjne – zastanowić się, co możemy zmienić, co możemy usprawnić. Bez tego będziemy cały czas robić to samo w taki sam sposób i trudno wtedy mówić o rozwoju.

Przejdźmy teraz do noworocznej listy porządkowej i planistycznej 😊

Nagranie wideo z transmisji na żywo dla osób, które wolą oglądać

Poniżej możesz obejrzeć nagranie z naszej rozmowy dot. tej tematyki.

#1 Sprawy księgowe i finansowe

Remanent i spis wyposażenia

Koniec roku to moment, w którym musimy zrobić inwentaryzację – przeliczyć to, co mamy w firmie. Więcej informacji nt. terminów inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych znajdziesz np. tutaj. Warto pamiętać, że raz w roku obowiązkowa jest inwentaryzacja gotówki w kasie.

Warto jednak podejść do tematu szerzej i zweryfikować, jakie w ogóle mamy wyposażenie, czy stan posiadania się nie zmienił. Czasami z firmą społeczną związany jest inny podmiot i wtedy łatwo o np. krótkie wypożyczenie sprzętu, które jednak nie okazuje się takie krótkie i w efekcie sprzęt nie wraca do firmy społecznej.

Przy tej okazji można zweryfikować, jaki jest stan tego sprzętu i czy nie będą konieczne inwestycje.

Porządki w finansach / nowy plan kont

Nowy rok to też dobry moment do zastanowienia się nad polityką finansową – nad zasadami, które obowiązują w firmie. Jeśli przykładowo mamy tzw. pogotowie kasowe (stan gotówki, który może być dostępny w kasie) na poziomie 500 zł, to warto się zastanowić, czy to nadal pasuje do skali naszej działalności i naszych potrzeb.

Druga sprawa to plan kont, którego odpowiednie ułożenie może nam pozwolić lepiej nadzorować naszą działalność, w tym np. rentowność poszczególnych usług. To jest też rzecz, którą najlepiej robić na początku roku.

Nowa księgowa / nowa kadrowa

Jeśli rozważamy zmianę biura rachunkowego, które nas obsługuje, to początek roku będzie dobrym momentem, by tę decyzję sfinalizować.

Tym samym poprzednia księgowa będzie mogła zaksięgować poprzedni rok, sporządzić sprawozdanie finansowe. Nowe biuro rachunkowe / księgowa będzie mogło prowadzić pełną księgowość dla nas od pierwszego stycznia.

Decyzja według jakiego wzoru sporządzamy sprawozdanie finansowe

Kolejna sprawa to kwestia podjęcia decyzji, według jakiego wzoru będziemy sporządzać sprawozdanie finansowe. Na to mamy czas do momentu jego sporządzenia, czyli maksymalnie do końca marca. Warto jednak rozważyć to wcześniej, bo potem może nam to gdzieś umknąć w ferworze walki. Sprawa ta dotyczy spółdzielni socjalnej i spółki z o.o. non profit (fundacje i stowarzyszenia mają swój odrębny wzór sprawozdania określony w załączniku do ustawy o rachunkowości).

W przypadku spółdzielni czy spółki podstawowym wzorem sprawozdania, którym powinniśmy się posługiwać jest sprawozdanie określone w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. Podmiot ma jednak możliwość skorzystania z pewnych uproszczeń – sporządzania sprawozdania w mniej szczegółowy sposób (dla jednostek mikro lub małych, czyli według wzoru określonego w załączniku nr 4 lub 5 do ustawy o rachunkowości). Jeśli chcemy z tej możliwości skorzystać, to wymagana jest uchwała organu stanowiącego (walne zgromadzenie w spółdzielni, zgromadzenie wspólników w spółce).

Bez tego rodzaju uchwały powinniśmy sporządzić sprawozdanie finansowe według załącznika numer 1 ustawy o rachunkowości, a nie zawsze potrzebne są nam tak szczegółowe informacje.

#2 Przegląd wewnętrznych zasad i polityk

W tym obszarze przyglądamy się dokumentom wewnętrznym i sprawdzamy, czy jest potrzeba aktualizacji / zmian.

Zasady wypłacania nagród / premiowania – aktualizacja stanowisk / kwot

Jednym z warunków dobrze działającego przedsiębiorstwa jest jasny podział ról i zadań z nich wynikających. Dobrze opisane stanowiska pracy zawierają nie tylko zakres obowiązków, ale także decyzyjność, odpowiedzialność i wyniki, z których rozliczany jest pracownik.
Początek roku to dobry czas by wyznaczyć cele przedsiębiorstwu, określić zadania do wykonania oraz przypisać ich realizacje poszczególnym pracownikom. To również dobry moment by jasno określić zasady premiowania i warunki do spełnienia, od których zależy przyznanie premii np. w formie Regulaminu premiowania na rok 2021r.

Warto się też przyjrzeć regulaminowi zatrudniania. Jego załączniki określają stanowiska w przedsiębiorstwie i wymagania stawiane pracownikom. Przypisują im także poziomy wynagrodzenia.

Przegląd systemu ochrony danych osobowych

Początek roku to również dobry moment na przegląd RODO. Pamiętajmy, że kwestia ochrony danych osobowych to nie jest temat, który da się załatwić raz na zawsze. Wymaga on właśnie aktualizacji / przeglądów co najmniej raz na rok, a najlepiej częściej.

Tym samym warto się przyjrzeć naszym wewnętrznym procedurom ochrony danych osobowych. Może jest potrzeba aktualizacji części dokumentów. Może coś się zmieniło, bo trochę inny jest kontekst przetwarzania danych albo pojawiły się nowe dane, które są przetwarzane. Więc warto się przyjrzeć naszej analizie ryzyka, czy rejestrowi czynności przetwarzania danych (dwa podstawowe dokumenty, które powinniśmy mieć w kontekście RODO).

Z drugiej strony czasami też jest tak, że prawnik przygotował nam piękne dokumenty i procedury. Pracownicy nie mają jednak o tym pojęcia. Warto więc sprawdzić, czy stosujemy te procedury (np. zmiany haseł w komputerach, czy ochrony pomieszczeń, w których przechowywane są dane osobowe) w praktyce.

Aktualizacja statutu

Przy okazji przeglądu noworocznego warto wspomnieć o tym, by sprawdzić, czy nie ma potrzeby aktualizacji statutu. Być może statut w niektórych obszarach już nie do końca odpowiada naszym potrzebom. Przykładowo mamy:

  • dwie osoby w zarządzie, a chcemy zrobić zarząd trzyosobowy,
  • ustalony pewien limit / pułap, do którego zarząd może zaciągać zobowiązania i jest potrzeba jego zwiększenia lub całkowitej likwidacji.

 

#3 Co się zmieniło w prawie i co w związku z tym musimy zrobić?

Jest tutaj kilka ważnych obszarów od początku 2021 r.

Płaca minimalna i umowy o pracę

Z dniem 1 stycznia 2021r. podwyższeniu ulega pensja minimalna przy umowie o pracę do kwoty 2800 brutto. Jeśli w umowach o pracę z pracownikami mamy wpisaną konkretną kwotę, to konieczne jest podpisanie aneksu do umowy o pracę i podniesienie wynagrodzenia co najmniej do kwoty 2 800 zł.

Potrzeby takiej nie będzie jeśli w umowie o pracę mamy wskazane, że kwota wynagrodzenia to kwota minimalnej pensji.

Kasy fiskalne on line

Od 1 stycznia 2021 r. do wprowadzenia kas fiskalnych on-line zobligowane są przedsiębiorstwa świadczące usługi:

  • związane z wyżywieniem (wyłącznie świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo),
  • w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
  • sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu..

Inne branże (np. fryzjerskie, kosmetyczne, budowalne) będą musiały wprowadzić kasę fiskalną on-line do 1 lipca 2021. Dlatego w przypadku przedsiębiorstw, w którym termin homologacji kasy upływa w najbliższym czasie warto zastanowić się nad wymianą kasy od razu.

Zmiany regulaminu w ecommerce

Jeśli PS prowadzi sklep internetowy to trzeba zaktualizować regulamin takiego sklepu. Zmiany w prawie rozszerzyły uprawnienia osób, które prowadzą działalność gospodarczą, ale zakup nie ma dla nich charakteru zawodowego. Takie osoby będą miały uprawnienia konsumenta (np. w kontekście prawa do odstąpienia od umowy). Więcej informacji w tym temacie znajdziesz tutaj. https://prakreacja.pl/zmiany-ecommerce-2021/

#4 Aktualizacje statusów

W tym obszarze warto przyjrzeć się kilku sprawom.

Weryfikacja braku zaległości wobec ZUS i US

Początek roku to dobra okazja do sprawdzenia, czy na skutek pomyłek nie posiadamy zaległości w Urzędzie Skarbowym i ZUS. To szczególnie istotne w przypadku przedsiębiorstw społecznych, które zatrudniają osoby z niepełnosprawnością i w związku z tym refundują część wynagrodzeń z PFRON. Brak zaległości to warunek refundacji (zaległości nie mogą przekraczać 14 dni).

Terminowość opłacenia podatku i ZUS jest dosyć łatwa do monitorowania. Większe ryzyko błędu pojawia się, jeśli chodzi o rozbieżności pomiędzy kwotą należną a zapłaconą, zwłaszcza gdy pracownicy idą na zwolnienia lekarskie lub dostają premie. Między innymi dlatego dopuszczalna jest dopłata składek ZUS z uchybieniem terminu powyżej 14 dni, o ile nie przekroczy ona 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy.

Do kiedy pracownicy mają ważne orzeczenia?

Najczęściej choroby i ograniczenia będące podstawą wydania orzeczenia o niepełnosprawności mają charakter trwały. Nie zmienia to jednak faktu, że orzeczenia zazwyczaj wydawane są na jakiś czas. Właśnie dlatego warto sprawdzić terminy ważności orzeczeń tak, aby w obecnej (pandemicznej) sytuacji odpowiednio wcześnie wystąpić o ponowne orzeczenie.

Ubezpieczenia i gwarancje / przeglądy techniczne sprzętu

Inną kwestią, której warto poświęcić czas jest weryfikacja terminów przeglądów technicznych posiadanego sprzętu np. windy w budynku lub przeglądu technicznego w stacji diagnostycznej pojazdów, które należą do przedsiębiorstwa.

Warto też pamiętać o ubezpieczeniach, które zabezpieczają nasz majątek (i nie tylko) na wypadek różnych zagrożeń i ryzyk. To tym bardziej ważne, że w przypadku niektórych rodzajów działalności ich posiadanie jest obowiązkowe (jak choćby posiadanie gwarancji turystycznej w przypadku organizatorów turystyki).

Czy spełniamy kryteria PS?

Kryteria przedsiębiorstwa społecznego powinny być spełnione w sposób ciągły. Od czasu do czasu warto jednak zrobić stopklatkę i zweryfikować, jak to wygląda w rzeczywistości. Przykładowo możemy się przyjrzeć ilu mamy pracowników i jaki odsetek z tych osób to są osoby defaworyzowane.

Działania typowe dla branży – wpisy branżowe

Warto pamiętać o takich sprawach branżowych. Przykładowo, jeśli firma prowadzi szkolenia na zlecenia urzędów pracy, to trzeba dokonać wpisu o kontynuacji działalności do Rejestru Instytucji Szkoleniowych. Robi się to corocznie właśnie w styczniu.

#5 Przegląd naszego biznesu

Tutaj skupiamy się na sprawach biznesowych. Warto zastanowić się nad kilkoma sprawami.

Czy nasza oferta jest nadal atrakcyjna?

Bardzo często prowadząc przedsiębiorstwo tak bardzo poświęcamy się bieżącej działalności, że trudno nam na chwilę autorefleksji nad atrakcyjnością oferty na tle konkurencji. Styczeń i luty to miesiące najczęściej o mniejszej sprzedaży. Jeśli mamy nieco więcej czasu, to warto to wykorzystać na autodiagnozę i ocenę naszej oferty z punktu widzenia klientów. Być może nadszedł czas na jej odświeżenie, rezygnację z niektórych produktów lub dodanie dodatkowych usług.

Ocena skuteczności działań marketingowych

Początek roku to również dobry moment na samodzielny audyt marketingowy. Warto usiąść wspólnie do stołu i zastanowić się:

  • jakie działania marketingowe podjęliśmy w zeszłym roku i jakie efekty te działania marketingowe przyniosły?
  • które metody promocji / metody docierania do naszych klientów sprawdziły się najlepiej?
  • gdzie relacja rezultat do kosztów działań była najkorzystniejsza?

Z tej analizy może wynikać, z których działań powinniśmy zrezygnować, a które powinniśmy zintensyfikować.

Jeśli nie jesteśmy w stanie ocenić skuteczności naszych działań marketingowych, to warto rozważyć:

  • pytanie klientów, skąd się o nas dowiedzieli,
  • szersze wykorzystanie Google Analytics w przypadku działań internetowych.

Informacje pozyskane z tych dwóch źródeł mogą być punktem wyjścia do dalszych analiz.

Przegląd naszych procesów / procedur i standardów

Warto też przyjrzeć się naszym procesom, czyli działaniom, które podejmujemy i zastanowić się co w tych działaniach możemy poprawić / usprawnić – co możemy robić lepiej?

Jeśli nie mamy procedur i standardów, to może jest to dobry moment, by się zastanowić nad ich wprowadzeniem. Pomoże nam to np. wprowadzić nowe osoby w ich zakres obowiązków.

#6 2021 w naszym PS

W tym punkcie skupimy się na planach w odniesieniu do różnych sfer działania przedsiębiorstwa społecznego.

Plan działań w ramach biznesu

Początek roku to naturalny moment na zaplanowanie:

  • celów, które chcemy w nim osiągnąć,
  • sposobów realizacji ich realizacji, konkretnych zadań do wykonania,
  • decyzji strategicznych – np. wprowadzenie nowego produktu na rynek, założenie konsorcjum spółdzielni.

Plan działań reintegracyjnych i źródła finansowania

Przedsiębiorstwo społeczne realizuje działania mające na celu wzmocnienie pracowników. Warto te działania zaplanować, przyjrzeć się potrzebom pracowników i na te potrzeby odpowiedzieć. To jest również pytanie o źródła finansowania tych działań.

Kwestii jak zorganizować reintegrację w przedsiębiorstwie społecznym poświęcony był oddzielny artykuł na blogu.

Plan pozyskiwania środków lub wsparcia

Przykładowo może to dotyczyć:

  • działań w zakresie pożytku publicznego – ubiegania się o środki w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich, Programu Aktywni +, czy w ramach konkursów gminnych,
  • dotacji na kolejne miejsca pracy z OWES, czy z Funduszu Pracy,
  • ubiegania się o dofinansowanie do kosztów szkolenia z bazy usług rozwojowych.

Wszystko zaczyna się jednak od potrzeby i chęci działań w konkretnym obszarze.

Poza tym warto te działania planować w taki sposób, by przynosiły jak największą wartość dla naszych pracowników i dla naszego przedsiębiorstwa społecznego.

Plan działań w związku z wymogami formalno-prawnymi

We wszystkich formach prawnych będzie to sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego i merytorycznego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, to sprawozdanie finansowe musi być

  • sporządzone do końca marca,
  • zatwierdzone do końca czerwca,
  • złożone w KRS po zatwierdzeniu (robi się to elektronicznie).

Przy tej okazji dokonujemy też weryfikacji sytuacji finansowej (może się okazać, że np. spółka z o.o. jest w trudnej sytuacji finansowej, co będzie miało swoje konsekwencje np. w pomocy de minimis).

Warto też wspomnieć o konsultacjach z pracownikami. Temat dotyczy potencjalnie wszystkich przedsiębiorstw społecznych, bo są to podmioty zarządzane na zasadach demokratycznych. Może się to jednak odbywać w różnej formie. W sposób szczególny dotyczy jednak części spółdzielni socjalnych (zwłaszcza spółdzielni socjalnych założonych przez osoby prawne).

Poza tym w przypadku spółdzielni socjalnej warto zweryfikować, czy w tym roku nie będziemy zobowiązani do przeprowadzenia lustracji. Trzeba o nią zawnioskować z pewnym wyprzedzeniem. Poza tym musimy mieć przygotowane środki na jej opłacenie.

To tyle nt. przeglądów i planów noworocznych. Jeśli chcesz uzupełnić powyższą listę, to zapraszamy do komentowania wpisu.

Rate this post

O autorze

Waldemar Żbik

Jestem rewolwerowcem. Zajmuję się wspieraniem firm społecznych. Mój pojedynek w samo południe to walka z przeszkodami na drodze do sprawnego przedsiębiorstwa społecznego. Zamiast broni używam wiedzy prawnej i narzędzi biznesowych. Jeśli chcesz, to dostarczę Ci odpowiednich umiejętności, a potem staniemy ramię w ramię. Co Ty na to?

Witold Ekielski

Gdy nie biegam to doradzam i szkolę. Biegacz jest strategiem wtedy, gdy realizuje wcześniej zaplanowaną strategię rozwoju swoich możliwości do poziomu, który pozwala mu zostać mistrzem olimpijskim i bić rekordy. Biegacz też myśli zadaniowo. Tak jest wtedy, gdy zbliżające się zawody jasno narzucają termin i harmonogram przygotowań by na tych zawodach osiągnąć zaplanowany wynik nawet kosztem rozwoju w dłuższym okresie czasu. Dla menadżera to perspektywa planowania strategii rozwoju i realizacji projektu. Sukces jest albo skutkiem przypadku albo efektem realizacji zaplanowanych działań w strategii lub projekcie. Chętnie Ci pomogę zaplanować sukces twojego przedsiębiorstwa.

Dodaj komentarz

Akceptuję zasady prywatności

Opublikowane przez: Waldemar Żbik, Witold Ekielski