Krajowy System e Faktur (KSeF) wchodzi do codziennej praktyki nie tylko firm komercyjnych, ale także organizacji pozarządowych (NGO) oraz podmiotów ekonomii społecznej (PES). Dla wielu fundacji, stowarzyszeń, spółdzielni socjalnych czy spółek non profit to temat nowy, budzący wątpliwości – zwłaszcza tam, gdzie księgowość była dotąd prosta, a obieg dokumentów w dużej mierze papierowy.
Ten wpis powstał na podstawie webinaru poświęconego praktycznemu wdrożeniu KSeF w NGO i PES. Zebraliśmy w nim najważniejsze informacje, wyjaśnienia i konkretne kroki, które pozwolą przygotować organizację do pracy z KSeF bez chaosu i stresu. Webinar odbył 22 stycznia 2026 i był prowadzony przez Agnieszkę Pokus z Kancelarii Podatkowej POKUS.
Jeśli chcesz zobaczyć cały webinar, możesz to zrobić poniżej. Jeśli wolisz czytać, to zapraszamy do dalszej części wpisu.
KSeF (Krajowy System e Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny, w którym wystawiane i odbierane są faktury ustrukturyzowane. W praktyce jest on obowiązkowy już teraz – również dla podmiotów, które nie kojarzą się klasycznie z działalnością gospodarczą. Od 1 lutego brak dostępu do KSeF oznacza bowiem, że organizacja nie odbierze faktury wystawionej w tym systemie, nawet jeśli sama niczego nie sprzedaje.
KSeF dotyczy m.in.:
Co istotne – KSeF nie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. System obejmuje również odbieranie faktur, dlatego będzie miał znaczenie dla wszystkich organizacji, także tych małych, które nie prowadzą sprzedaży, ale otrzymują faktury od dostawców, wykonawców czy biur rachunkowych.
Jeżeli Twoja organizacja wystawia lub odbiera faktury, temat KSeF w organizacji pozarządowej i podmiocie ekonomii społecznej jest dla Ciebie realny – nie teoretyczny.
Jednym z najmocniej wybrzmiewających wątków webinaru było przekonanie obecne w wielu organizacjach:
„Nie sprzedajemy, jesteśmy mali, więc KSeF nas nie dotyczy”.
Jak podkreślała prowadząca webinar, to myślenie jest dziś po prostu nieaktualne. KSeF dotyczy nie tylko sprzedaży, ale przede wszystkim odbioru faktur, który od 1 lutego 2026 r. stał się elementem realnego obiegu dokumentów.
Oznacza to, że:
musi być przygotowana na odbiór faktur w KSeF, bo kontrahenci mogą je tam wystawić.
W organizacjach pozarządowych KSeF zmienia przede wszystkim codzienną praktykę administracyjną, a nie tylko kwestie techniczne.
Kluczowe sprawy:
W modelu KSeF faktura:
Dla NGO oznacza to konieczność wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za regularne sprawdzanie KSeF.
Jak podkreślano w webinarze, to zarząd:
Nie da się tego w całości „zrzucić” na księgowość bez wcześniejszych decyzji formalnych.
Choć KSeF nie zmienia zasad kwalifikowalności kosztów, to wpływa na:
Dla podmiotów ekonomii społecznej (spółdzielni socjalnych, spółek non profit, CIS, ZAZ) KSeF oznacza pełne wejście w standardy znane z biznesu, niezależnie od społecznego charakteru działalności.
W praktyce oznacza to:
Jak podkreślano podczas webinaru, KSeF wymusza uporządkowanie procesów, co dla wielu PES jest wyzwaniem, ale też szansą na profesjonalizację.
Ten temat był jednym z najczęściej poruszanych w trakcie webinaru. Kluczowe przesłanie brzmiało: nie każdy musi mieć dostęp, ale ktoś musi go mieć na pewno.
W praktyce dostęp do KSeF w NGO/PES powinni mieć:
Brak jasno wskazanej osoby odpowiedzialnej za KSeF to – jak zaznaczano – najkrótsza droga do problemów z fakturami i rozliczeniami.
Przypomnijmy najważniejsze założenie: w NGO/PES KSeF to nie tylko wystawianie, ale też odbieranie faktur, więc zaczynamy od dostępu i uprawnień.
Zrób krótką listę:
Dzięki temu od razu wiesz, czy organizacja potrzebuje dostępu „na już” głównie do odbioru faktur, czy również do ich wystawiania.
W praktyce w NGO/PES trzeba rozstrzygnąć dwie rzeczy:
To ważne, bo od tej osoby zależy później nadawanie kolejnych uprawnień (księgowej, pracownikom).
To punkt, który w NGO/PES jest często pomijany, a bez niego organizacja nie ruszy.
ZAW FA jest zawiadomieniem składanym do urzędu skarbowego, które pozwala wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu podmiotu (np. fundacji, stowarzyszenia, spółdzielni, spółki non profit) – zwłaszcza wtedy, gdy podmiot nie ma narzędzia do „pierwszego” uwierzytelnienia w KSeF (np. nie korzysta z pieczęci kwalifikowanej).
W praktyce – jeśli Twoja organizacja ma reprezentację zarządu i chce, aby konkretna osoba mogła zalogować się do KSeF i nadać kolejne uprawnienia, ZAW FA bywa obowiązkowym krokiem startowym.
Co przygotować do ZAW FA:
Po przyjęciu ZAW FA urząd nadaje wskazanej osobie uprawnienia, a organizacja może faktycznie rozpocząć pracę w KSeF.
Gdy „pierwszy użytkownik” ma już dostęp do KSeF, należy:
Ustal proste zasady:
Zamiast „testów na sucho” najlepiej:
Takie próby wychwytują najczęstsze problemy: brak uprawnień, brak osoby odpowiedzialnej za odbiór, chaos w obiegu.
W webinarze mocno wybrzmiał wątek projektowy, szczególnie istotny dla NGO.
KSeF:
Zmienia natomiast sposób, w jaki faktura trafia do organizacji. Dlatego – jak podkreślano – warto już teraz:
Choć podczas webinaru nie brakowało ostrzeżeń, pojawił się też wyraźny wątek pozytywny.
Dobrze wdrożony KSeF w organizacji pozarządowej i podmiocie ekonomii społecznej:
Kluczowe było jednak jedno przesłanie: KSeF nie wdraża się sam. Bez decyzji organizacyjnych i przypisania odpowiedzialności system stanie się źródłem chaosu.
Tak. KSeF dotyczy nie tylko wystawiania, ale również odbierania faktur. Jeżeli organizacja otrzymuje faktury od dostawców, wykonawców lub biura rachunkowego, musi mieć dostęp do KSeF, aby móc je odebrać.
Od momentu, gdy kontrahent wystawi fakturę w KSeF. Bez dostępu do systemu organizacja nie odbierze faktury, co może opóźnić płatność, księgowanie i rozliczenia projektowe.
Tak, ale tylko wtedy, gdy organizacja nada mu odpowiednie uprawnienia w KSeF. Sam fakt współpracy z biurem rachunkowym nie oznacza automatycznego dostępu do systemu.
Najczęściej jest to członek zarządu, ponieważ to on reprezentuje organizację i może nadawać dalsze uprawnienia innym osobom, np. księgowej czy pracownikowi administracyjnemu.
W wielu przypadkach tak. ZAW-FA jest wymagany, gdy organizacja chce wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w jej imieniu, szczególnie gdy nie korzysta z pieczęci kwalifikowanej. Bez tego kroku organizacja może nie być w stanie rozpocząć pracy w systemie.
Nie. KSeF nie zmienia zasad kwalifikowalności kosztów, ale wpływa na sposób pozyskania faktury i jej dalszy obieg w organizacji. Nadal konieczny jest opis faktury i spełnienie wymogów grantodawcy.
Tak. Mimo że faktura znajduje się w systemie, organizacja nadal powinna przechowywać dokumentację projektową i księgową zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz umowami dotacyjnymi.
Najczęstsze problemy to: brak odbioru faktur, opóźnienia w płatnościach, chaos w obiegu dokumentów oraz ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych i projektowych.
KSeF w organizacji pozarządowej i podmiocie ekonomii społecznej to nie „kolejny wymysł dla firm”, ale realna zmiana, która dotyczy również organizacji nieprowadzących sprzedaży.
Kluczowe jest zrozumienie, że:
Im szybciej organizacja uporządkuje dostęp, role i procedury związane z KSeF, tym bezpieczniej przejdzie przez tę zmianę – bez pośpiechu i kosztownych błędów.
Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosił rozpoczęcie procedury naboru kandydatów na członków Krajowy Komitet Rozwoju Ekonomii Społecznej (KKRES). To ważna informacja dla środowiska ekonomii
Status przedsiębiorstwa społecznego coraz częściej pojawia się w rozmowach organizacji pozarządowych, spółdzielni socjalnych i podmiotów non profit, które chcą łączyć działalność gospodarczą z realnym wpływem
