Przyjrzymy się dzisiaj szczególnym możliwościom podejmowania decyzji przez władze przedsiębiorstwa społecznego w okresie epidemii. Skupimy się przy tym na najpopularniejszych formach prawnych, czyli spółce z o.o. non profit, fundacji, stowarzyszeniu i spółdzielni socjalnej. Dowiesz się także, czy konieczna jest organizacja zdalnego posiedzenia organów przedsiębiorstwa społecznego w kontekście zatwierdzania sprawozdania finansowego za 2019 r.

Zdalne podejmowanie decyzji przez władze stowarzyszenia

Opcja podejmowania decyzji w sposób zdalny przez władze stowarzyszenia została wprowadzona art. 18 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (przepis ten wprowadził do ustawy Prawo o stowarzyszeniach art. 1a – 1e, które dotyczą tego tematu).

Jakie są warunki podejmowania decyzji w sposób zdalny na posiedzeniu władz stowarzyszenia?

Udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wymaga przede wszystkim:

1. wskazania tej możliwości w zawiadomieniu o posiedzeniu,
2. dokładnego opisania w zawiadomieniu o zebraniu sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu,
3. wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach przy zapewnieniu co najmniej:
   • transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym,
   • dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad,
   • wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.

Powyższe rozwiązania możemy stosować w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Kilka spraw wymaga dalszego wyjaśnienia.

Czy wymagana jest zgoda członków danego organu przy posiedzeniu zdalnym?

Nie, zgoda taka jest wymagana tylko w przypadku podejmowania decyzji poza posiedzeniami władz stowarzyszenia (pojawiły się w tej sprawie różne opinie – dla pewności na początku posiedzenia możesz poprosić wszystkich uczestników o zgodę). Ustawodawca rozróżnia bowiem podejmowanie decyzji przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na oraz poza posiedzeniami danego organu. W tym ostatnim przypadku wymagana jest zgoda członków władz stowarzyszenia wyrażona w formie dokumentowej.

Warto również dodać, że podjęcie decyzji na posiedzeniu organu oznacza, że posiedzenie to zostało zwołane zgodnie z postanowieniami statutu stowarzyszenia. Tak, jak wspominałem powyżej, jeśli chcemy wykorzystać te nowe możliwości, to w zawiadomieniu musi to zostać wskazane.

Co oznacza forma dokumentowa zgody członków danego organu?

Kwestię tę reguluje kodeks cywilny, zgodnie z którym do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest zaś nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (dla dociekliwych: art. 771 oraz art. 772 kodeksu cywilnego). Jest to więc rozumiane bardzo szeroko – formą dokumentową będzie np. sms, e-mail, faks, nagranie głosowe lub nawet informacja zamieszczona na portalu społecznościowym, o ile możliwe jest ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Jak dokładnie będzie przebiegać zdalne podejmowanie decyzji organu stowarzyszenia?

Jeśli chodzi o posiedzenie organu, ustawa Prawo o stowarzyszeniach jest tutaj dosyć precyzyjna – należy zorganizować transmisję obrad w czasie rzeczywistym. Powinno to nastąpić w taki sposób, by każdy członek mógł się wypowiadać w toku obrad i oczywiście oddać głos. Tym samym członkowie nie przebywają w jednym miejscu, ale prowadzą dyskusję online, a następnie głosują.

Kwestie techniczne takiego posiedzenia (jaki program wykorzystać do organizacji posiedzenia, jak głosować tajnie) są przedstawione w tym artykule na portalu ngo. Z kolei aspekty formalno-prawne rozszerza ten artykuł.

Jest jeszcze opcja podejmowania decyzji poza posiedzeniami przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (przypominam, że w tym wariancie wymagana jest zgoda członków organu).

Jak to może wyglądać?

Warto najpierw zdefiniować, co to są środki komunikacji elektronicznej. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dla dociekliwych: art. 2 pkt. 5) środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Oznacza to, że w tym wariancie głosowanie może się odbywać np. z wykorzystaniem poczty elektronicznej. W tej wersji członkowie organu najpierw wyrażają zgodę na taki sposób głosowania, a następnie głosują z wykorzystaniem drogi mailowej. Problem pojawi się w momencie, gdy będzie potrzeba podjęcia decyzji w głosowaniu tajnym (w zasadzie w tym wariancie nie widzę takiej możliwości technicznej – prawdopodobnie wchodzi w grę tylko wariant z posiedzeniem).

Więcej informacji nt. tego sposobu podejmowania decyzji znajdziesz w tym artykule na portalu ngo.pl.

Do jakich organów stowarzyszenia stosujemy te zasady?

Powyższe zasady stosujemy do wszystkich władz stowarzyszenia, więc do walnego zebrania, komisji rewizyjnej i zarządu (ale tylko w okresie epidemii, czy stanu zagrożenia epidemicznego).

Zdalne podejmowanie decyzji w stowarzyszeniu – co jeszcze warto wiedzieć?

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na oraz poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może podlegać odmiennym uregulowaniom, w tym ograniczeniom w statucie stowarzyszenia. Może to mieć znaczenie dla tych stowarzyszeń, których statuty przewidują posiedzenia lub głosowania zdalne.

Największym wyzwaniem przy głosowaniu zdalnym będzie głosowanie tajne. Daj znać, jeśli temat Cię interesuje, a do niego wrócę.

Zdalne podejmowanie decyzji przez władze fundacji

W tym przypadku będzie krótko ? Ustawa z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (dla dociekliwych: art. 16 ww. ustawy) wprowadziła dwa ustępy do ustawy o fundacjach (ust. 1a i 1b w art. 5). Zgodnie z nimi w przypadku stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii do korzystania ze środków komunikacji elektronicznej w głosowaniu władz fundacji stosuje się odpowiednio przepisy art. 10 ust. 1a–1d ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach.

Mówiąc krótko, opisane powyżej rozwiązania dot. stowarzyszenia stosujemy również w odniesieniu do podejmowania decyzji przez władze fundacji.

Jak to wygląda w przypadku spółdzielni socjalnej?

W tym temacie zapraszam na drugiego bloga ?

Zdalne podejmowanie decyzji w spółce z o.o. non profit

Wydaje się, ze spółka była najlepiej przygotowana do nowej rzeczywistości – opcja zdalnych posiedzeń zgromadzenia wspólników została wprowadzona już w 2019 r., ale wówczas wymagało to odpowiednich zapisów umowy spółki. W tym momencie jest to jednak nieaktualne – teraz można podejmować uchwały w sposób zdalny zawsze, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Prawda, że fajna zmiana ?

Zmiany zostały wprowadzone art. 27 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw.

Zasady podejmowania zdalnych decyzji przez zgromadzenie wspólników

Najważniejsze sprawy:

1. udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej; tym samym wymaga to weryfikacji umowy spółki; nie spotkałem się jednak, by w umowie spółki non profit było stosowane zastrzeżenie w tej sprawie,
2. udział w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa powyżej, postanawia zwołujący to zgromadzenie (czyli inicjatywa wychodzi od zarządu, który zwołuje zgromadzenie wspólników),
3. udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje:
   • dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników,
   • wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników,
4. wspólnicy (ew. rada nadzorcza, jeśli jest wybrana), określają w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, przy czym:
   • regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej,
   • przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu (dla dociekliwych art. 2341 kodeksu spółek handlowych),
5. w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał (dla dociekliwych: art. 238 par. 3 KSH).

Co jeszcze warto wiedzieć, jeśli chodzi o zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. non profit?

Warto też przypomnieć, że zgromadzenie wspólników musi mieć jedną fizyczną lokalizację (zwykle siedziba spółki), co oznacza, że musi być w niej obecny przewodniczący zgromadzenia wspólników. Pozostali wspólni, którzy uczestniczą zdalnie, mogą być w dowolnym miejscu.

Warto też przypomnieć, że z posiedzenia zgromadzenia wspólników sporządza się protokół i listę obecności. W przypadku zdalnego udziału części wspólników przygotowuje się odrębną listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników w trybie zdalnym nie są wymagane.

Jeśli chodzi o aspekty techniczne, to również odsyłam do artykułu na portalu ngo.pl. Zdalne zgromadzenie wspólników może się odbyć z wykorzystaniem takich programów jak np. Zoom, skype czy Teams (transmisja obrazu, dwustronna komunikacja, udostępnienie treści dokumentów).

Szczególnej staranności, podobnie jak w przypadku stowarzyszenia, wymaga głosowanie tajne, ale to już temat na inny wpis (jeśli Cię to interesuje, daj mi znać np. w komentarzu).

Czy są inne opcje w spółce z o.o.?

Jak najbardziej. Jest jeszcze głosowanie na piśmie przewidziane już wcześniej postanowieniami kodeksu spółek handlowych.

Zasady podejmowania zdalnych decyzji przez zarząd w spółce z o.o.

Najważniejsze zasady:

• w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej,
• zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej,
• członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (dla dociekliwych: Art. 208 § 51-3 kodeksu spółek handlowych).

Co to są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość?

Środek porozumiewania się na odległość to każdy środek, który bez jednoczesnej fizycznej obecności dwóch stron można wykorzystywać do kontaktu między nimi. Ważna jest jeszcze „bezpośredniość”, która zakłada jednoczesne zaangażowaniu się obu stron w komunikację. Oznacza to, że wchodzi tutaj w grę np. wykorzystanie komunikatorów internetowych (typu skype), ale nie mieści się już w tym rozwiązaniu droga mailowa (bo napiszę do Ciebie maila, a Ty go odczytasz za tydzień lub usuniesz bez czytania ?).

Dlaczego jedni mogą, a inni nie, czyli co wolno wojewodzie….

Co ciekawe zmiany w kodeksu spółek handlowych dot. zdalnego podejmowania decyzji obowiązują niezależnie od stanu epidemii. Ciekawe więc, dlaczego coś co w spółce staje się standardem, w stowarzyszeniu, fundacji, czy w spółdzielni socjalnej jest wyjątkiem…

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by zdalny sposó podejmowania decyzi w fundacji, czy stowarzyszeniu został przewidziany w statucie tych organizacji.

Do kiedy nalezy zatwierdzić sprawozdanie finansowe za 2019 r.?

Kwestia zdalnego podejmowania decyzji pojawia się czasami w kontekście obowiązkowego zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2019 r. W normalnych warunkach sprawozdania (finansowe i merytoryczne) mają być zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Oznacza to, że najczęściej dzieje się to do końca czerwca.

Jak to wygląda w czasach pandemii? Szczegóły będą zależeć od formy prawnej, i tak w przypadku:

• spółdzielni socjalnej – jeśli ustawowy termin zwołania walnego zgromadzenia spółdzielni (…) przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, (…) ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania tego stanu (art. 90 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw),
• w przypadku spółek, stowarzyszeń i fundacji – sprawozdanie za 2019 r. ma być sporządzone do końca czerwca, a zatwierdzone do końca września 2020 r. (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji).

Oznacza to, że na tą chwilę z punktu widzenia zatwierdzania sprawozdań finansowych nie jest konieczna organizacja zdalnego podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie społecznym.

To tyle nt. posiedzeń organów w przedsiębiorstwie społecznym w kontekście czasów pandemii. Zachęcam do dzielenia się własnymi doświadczeniami oraz zadawania pytań, gdyby coś było niejasne. Oczywiście mile widziane jest również podzielenie się tym wpisem, np. w mediach społecznościowych.