Twój podmiot ekonomii społecznej otrzymał środki w ramach KPO? Umowa podpisana i przymierzasz się do realizacji przedsięwzięcia? W tym wpisie znajdziesz kilka spraw, o których warto pamiętać właśnie na etapie realizacji projektu modernizacyjnego finansowanego w ramach Programu „Odporność oraz Rozwój Ekonomii Społecznej i Przedsiębiorczości Społecznej”.

Wideo dla osób, które wolą oglądać

Podstawowe dokuementy

Trzy dokument, które będą Ci towarzyszyć przez cały okres realizacji przedsięwzięcia to:

• Regulamin konkursu,
• umowa o wsparcie działalności w ramach Programu „Odporność oraz Rozwój Ekonomii Społecznej i Przedsiębiorczości Społecznej” na lata 2022-2025,
• wniosek o dofinansowanie.

Te trzy dokumenty określają warunki brzegowe wydatkowania środków oraz obowiązki podmiotu.

Obowiązki wynikające z umowy

Podpisując umowę zobowiązujesz się do:

• wykonania przedsięwzięcia zgodnie z wnioskiem oraz ewentualną aktualizacją rezultatów realizacji przedsięwzięcia / planu i harmonogramu / kosztorysu w terminie określonym we wniosku i w umowie,
• wykorzystania środków dotacji zgodnie z celem i obszarem wsparcia, na jaki Twój podmiot je uzyskał,
• poniesienia wszelkich kosztów realizacji przedsięwzięcia przewidzianych w kosztorysie w terminie określonym w umowie (wydatki poniesione w innym terminie nie będą uznawane za kwalifikowalne), przy czym maksymalny czas realizacji przedsięwzięcia w ramach Programu wynosi 12 miesięcy (nie później jednak niż do 30 listopada 2024 r.),
• otwarcia wyodrębnionego i nieoprocentowanego rachunku bankowego do obsługi środków przyznanych na realizację przedsięwzięcia w ramach Programu,
• ujawnienia wszelkich dochodów, jakie powstają w związku z realizacją przedsięwzięcia, w tym także ewentualnych odsetek bankowych od środków przekazanych przez Polski Fundusz Rozwoju. S.A i dokonania ich zwrotu na odpowiedni rachunek bankowy wskazany w umowie (powyższe nie ma zastosowania do dochodów, które są wynikiem udzielonego w ramach Programu wsparcia na modernizację działalności, w szczególności dochodów wynikających z korzystania z zakupionego ze środków dotacji sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem, korzystania z pozyskanej wiedzy, wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych, przeprowadzonej promocji związanej z modernizacją, przeprowadzenia remontu, adaptacji, przebudowy, rekonstrukcji lub modernizacji).

  Warto podkreślić, że mamy nie tylko zrealizować działania zgodnie z harmonogramem, dokonywać wydatków zgodnie z kosztorysem, ale i osiągnąć zaplanowane rezultaty.

W kontekście obowiązków podmiotu warto wspomnieć, że zabezpieczeniem otrzymanej dotacji jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową.

Obowiązek zwrotu środków

Podstawowa sprawa jest taka, że musimy utrzymać miejsca pracy przez 12 miesięcy od dnia podpisania umowy (liczy się stan zatrudnienia z dnia złożenia wniosku). W razie niedotrzymania tego warunku obowiązkiem podmiotu będzie zwrócenie nieprawidłowo wydatkowanych środków w całości wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zwrotu środków.

Poza tym kwota wsparcia finansowego:

1. niewykorzystana,
2. wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem,
3. pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości,
   – podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w Ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.  

Ponadto, jeśli we wniosku zobowiązaliśmy się do uzyskania statusu PS i wnioskowaliśmy o 190 tys. zł, a tego statusu nie uzyskaliśmy, to kwota powyżej 170 tys. zł (czyli w tym przypadku 20 tys.) będzie kwotą pobraną w nadmiernej wysokości i przez to będzie podlegała zwrotowi.

Przeanalizuj ponownie własny wniosek

Twój wiosek określa szczegóły przedsięwzięcia, w tym mówi m.in. o tym:

• co i w jakiej kolejności należy wykonać, by zrealizować przedsięwzięcie (harmonogram)?
• co należy kupić (kosztorys)?
• jakie będą rezultaty działań?

Dlatego też, gdy zaczniesz myśleć o realizacji przedsięwzięcia warto jeszcze raz przeanalizować swój wniosek, dokładnie zaplanować poszczególne działania i upewnić się, że na tym etapie nie ma potrzeby wprowadzania zmian.

Zachęcamy również, by rozeznać szczegółowo rynek pod kątem sprzętu, które ujęliśmy we wniosku. Jest to konieczne, by móc sprawdzić czy warunek 70% odnoszący się do wydatków majątkowych zostanie nadal zachowany (np. w przypadku dużych oszczędności na sprzęcie może się okazać, że zmienią się relacje między wydatkami majątkowymi i bieżącymi).

Biorąc pod uwagę dosyć wolne tempo podpisywania umów, należy w pierwszej kolejności podpisać umowę z Ministerstwem, a ewentualnie potem wnioskować o zmianę. Z informacji, jakie do nas docierają wynika jednak, że takie zmiany muszą być mocno uzasadnione i możliwe są jedynie w wyjątkowych przypadkach (np. na rynku nie ma już sprzętu o parametrach, które określiliśmy we wniosku).

Warto też zauważyć, że wniosek o dofinansowanie oraz (wynikające z opinii ekspertów) aktualizacje rezultatów realizacji przedsięwzięcia / planu i harmonogramu / kosztorysu, stanowią załączniki do umowy – są integralną częścią umowy w ustalonym końcowym brzmieniu. Dlatego też niektóre zmiany w powyższych dokumentach będą wymagały podpisania aneksu do umowy (do tego wątku jeszcze wrócimy).

Analizując własny wniosek można przygotować sobie spis rzeczy ujętych we wniosku, których zrealizowania zadeklarowaliśmy się. Ułatwi nam to realizacje projektu, a także da nam poczucie bezpieczeństwa na wypadek kontroli, iż wszystkiego dopilnowaliśmy.

Zmiany w kosztorysie do 10%

Dopuszczalne są przesunięcia wydatków pomiędzy pozycjami ujętymi w kosztorysie w ramach Programu maksymalnie do wysokości 10% zwiększanej pozycji. Oczywiście nie może to prowadzić do zwiększenia kwoty wsparcia finansowego.

Poza tym wydatki po ewentualnych przesunięciach nadal muszą spełniać limity dot.:

• wydatków majątkowych (mają stanowić nie mniej niż 70% wartości dotacji),
• bieżących (max. 30% wartości dotacji).

Niedotrzymanie powyższych limitów oraz naruszenie regulaminowych postanowień dot. kosztów kwalifikowalnych będzie uważane za pobranie kwoty wsparcia finansowego w nadmiernej wysokości. Jeśli więc w wyniku przesunięć przekroczysz wydatki bieżące o 200 zł (np. było: wydatki majątkowe 70 tys. zł, bieżące: 30 tys. zł., jest: wydatki majątkowe 69 800 zł., bieżące 30 200 zł.), to ta kwota będzie podlegała zwrotowi jako dotacja pobrana w nadmiernej wysokości.

Powyższe przesunięcia (10%) mogą być dokonywane bez aneksowania umowy i bez zgłaszania do Ministerstwa (pkt. IX.2 Regulaminu na stronie 36).

Kiedy wymagany będzie aneks do umowy, a kiedy wystarczy zgłosić zmiany?

Zmiany niewymagające aneksu do umowy

Niżej wymienione zmiany nie stanowią zmiany umowy i nie wymagają aneksu. Należy jedynie zgłosić je w sposób pisemny i poczekać na ich zaakceptowanie.

W tej grupie zmian znajdują się zmiany:

• w harmonogramie realizacji przedsięwzięcia pod warunkiem, że nie naruszają one okresu realizacji przedsięwzięcia,
• dotyczące nazwy organizacji, siedziby organizacji, reprezentacji organizacji (zawarte w komparycji umowy),
• numeru rachunku bankowego (potwierdzonego przez nadesłanie pisemnej informacji podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu),
• osobowe dotyczące personelu realizującego przedsięwzięcie,
• w poszczególnych pozycjach kosztorysu, które nie wiążą się ze zmianą kwot wsparcia finansowego (tzn. zmiana opisu pozycji i związane z nią zmiany: rodzaju miary, ceny i liczby jednostek, planowane podzlecenie danej pozycji).

Zmiany wymagające podpisania aneksu do umowy

W pozostałych przypadkach, niewymienionych powyżej, wymagane jest podpisanie aneksu do umowy np.:

• w uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość zmiany terminu realizacji przedsięwzięcia,
• zmiana treści kosztorysu (np. wprowadzenie nowej pozycji do kosztorysu, rezygnacja z określonej pozycji kosztorysu).

Wszelkie zmiany muszą być zgłaszane ze stosownym wyprzedzeniem, nie później niż na 30 dni przed końcem realizacji przedsięwzięcia finansowanego w ramach Programu. Zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy zgłoszone później niż 30 dni przed zakończeniem przedsięwzięcia nie będą rozpatrywane.

Informacje o wszystkich zmianach dokonanych w toku realizacji przedsięwzięcia powinny znaleźć się w sprawozdaniu.

Zadbaj o odpowiednią dokumentację

Dokumentowanie zakupów i opisy faktur

Zgodnie z par. 5 wzoru umowy Twoim obowiązkiem jest prowadzenie wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej realizacji przedsięwzięcia oraz jej opisywania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ewidencja ma być prowadzona w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Oznacza to, że każda faktura, rachunek, czy inny dokument będący podstawą dokonywania wydatków musi być odpowiednio opisany. Opis ten jest niezbędny do odpowiedniego ujęcia danego wydatku w księgach rachunkowych. Na poziomie księgowym musimy bowiem wyodrębnić całe przedsięwzięcie (wpływ dotacji i jego wydatki).

Przykładowy opis na dokumencie:

“Wydatek został poniesiony zgodnie z umową nr ……… o wsparcie działalności w ramach Programu „Odporność oraz Rozwój Ekonomii Społecznej i Przedsiębiorczości Społecznej” na lata 2022-2025. Źródło finansowania: Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności. Pozycja kosztorysu nr ……… Koszt kwalifikowalny w kwocie … “

Opis ten dostosuj do swoich potrzeb (możesz np. przewidzieć częściowe finansowanie w ramach projektu). Przy większej ilości dokumentów warto wyrobić pieczątkę, by nie musieć opisywać ich ręcznie.

Poza tym podmiot realizujący przedsięwzięcie zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji, w tym dokumentacji finansowo-księgowej, związanej z realizacją przedsięwzięcia przez okres 3 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym przedsięwzięcie zostało zrealizowane.

Umowa stanowi również, że niedochowanie powyższych wymogów uznaje się, w zależności od zakresu naruszenia, za niezrealizowanie części albo całości przedsięwzięcia, chyba że z innych dowodów wynika, że część albo całość przedsięwzięcia została zrealizowana prawidłowo.

Warto też na bieżąco uzupełniać część finansową sprawozdania. Wymaga to wpisywania wydatków w odpowiednie tabele. Robienie tego na bieżąco będzie jednocześnie elementem monitoringu realizacji przedsięwzięcia, a przy tym znacznie ułatwi i przyśpieszy wypełnienie sprawozdania końcowego.

RODO

Realizując przedsięwzięcie w ramach KPO warto także pamiętać o wymaganiach dotyczących RODO. Będzie to dotyczyły przede wszystkim obowiązków informacyjnych.

Warto w tym kontekście zwrócić uwagę na szczegółowe zapisy:

• umowy, zgodnie z którą strony dokonują obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1 z późn.zm.) dalej RODO) wobec osób wskazanych do kontaktu lub reprezentujących je w ramach realizacji umowy (klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 6 do umowy),
• regulaminu, zgodnie z którym jeżeli w związku z realizacją przedsięwzięcia w ramach Programu zaistnieje potrzeba przetwarzania przez Wnioskodawcę danych osobowych osób fizycznych, Wnioskodawca oświadcza, że obowiązki administratora danych osobowych tych osób będzie wykonywać zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, w tym ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).

Wchodząc nieco bardziej w szczegóły warto zauważyć, że obowiązkiem podmiotu realizującego przedsięwzięcie w ramach KPO będzie:

• przekazanie osobom fizycznym, których dane są przetwarzane w ramach przedsięwzięcia informacji, o których mowa w art. 13 lub w art. 14 RODO (pisemna informacja o przetwarzaniu danych osobowych – odpowiedni formularz zgodny z ustalonym przez Wnioskodawcę wzorem), co ważne należy zachować podpisany egzemplarz informacji lub formularza w dokumentacji finansowo-rzeczowej dotyczącej realizacji umowy o wsparcie działalności,
• poinformowanie o możliwości przekazania danych osobowych Ministrowi jako odrębnemu administratorowi, do celów monitoringu i kontroli w ramach realizowanego projektu (w takiej sytuacji podmiot będzie musiał dodatkowo przekazać klauzulę informacyjną w imieniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej stanowiącą załącznik nr 6 do umowy o wsparcie działalności).

Pamiętaj o Wytycznych dot. promocji i informowania

Obowiązki komunikacyjne i zadania ostatecznych odbiorców wsparcia

Podmioty, które uzyskają wsparcie finansowe w ramach Programu zobowiązane są do stosowania zasad informowania o przedsięwzięciach wspartych w ramach ww. zgodnie z postanowieniami Strategii Promocji i Informacji Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności.

Takie podmioty muszą realizować co najmniej następujące zadania w zakresie komunikacji na temat KPO i swojego przedsięwzięcia:

• eksponować źródło finansowania przedsięwzięcia m.in. przez właściwe oznaczanie przedsięwzięcia oraz związanych z nim materiałów, dokumentów, produktów i innych efektów realizacji i promocji przedsięwzięcia zgodnie z przekazanymi zasadami, w tym także:
  • • wszelkie działania informacyjne i promocyjne na temat przedsięwzięć KPO m. in. ulotki, broszury, publikacje, noty prasowe, konferencje prasowe, robocze spotkania z prasą, strony internetowe, newslettery, mailing, stopki wiadomości e-mail, materiały audiowizualne, spotkania, konferencje, wystąpienia publiczne itp.,
    • dokumentację dotyczącą KPO i przedsięwzięć,
    • miejsce realizacji przedsięwzięcia,
    • wszystkie inne produkty będące wynikiem realizowanego przedsięwzięcia zarówno w formie materialnej, jak i niematerialnej;
• umieścić opis realizowanego przedsięwzięcia na swojej stronie internetowej (jeśli posiadają) i na profilach w mediach społecznościowych (jeśli posiadają);
• umieścić w miejscu realizacji przedsięwzięcia plakaty lub tablice informacyjne z właściwym oznaczeniem przedsięwzięcia;
• dostarczać ukierunkowane informacje o przedsięwzięciu różnym grupom odbiorców, w tym mediom i opinii publicznej przez działania PR, współpracę z mediami, instytucjami
  zaangażowanymi, partnerami społecznymi i gospodarczymi.

Tym samym podmioty, który otrzymają wsparcie zobowiązane są do stosowania oznaczeń, które wskazują na źródło pochodzenia środków finansowych przeznaczonych na wsparcie w ramach Programu. 

Szczegółową charakterystykę identyfikacji wizualnej KPO i zasady stosowania oznaczeń oraz m.in. wzory plakatu i tablicy zawiera dokument pn. Księga Identyfikacji Wizualnej Krajowego Planu Odbudowy. 

Poza tym na tej stronie znajdziesz do pobrania m.in.:

• znak KPO,
• zestawienie znaków (KPO, barwy RP, oznaczenie UE) – podstawowym oznaczeniem dla KPO w wersji pełnokolorowej są 3 znaki występujące wspólnie, w przypadku zastosowania wersji achromatycznej nie umieszcza się znaku barw RP.
• obowiązkowy wzór tablic, naklejek, szablony postów w mediach społecznościowych.

Wytyczne w zakresie wypełniania obowiązków informacyjnych obowiązują Wnioskodawcę od momentu uzyskania dofinansowania.

Ponadto, konstruując przekaz (treści, materiały graficzne, materiały audiowizualne, itp.), należy zapewnić odpowiednią ekspozycję nazwy planu oraz źródła finansowania w sposób niebudzący wątpliwości u odbiorców.

Materiały komunikacyjne muszą jednoznacznie wskazywać, że KPO i Unia Europejska współfinansuje nie tylko powstanie danego materiału (np. postu w mediach społecznościowych), ale przede wszystkim temat materiału (tj. inwestycję czy przedsięwzięcie itp.), którego ten materiał dotyczy.

Obowiązki informacyjne wobec Ministerstwa

Realizując przedsięwzięcie w ramach KPO zobowiązujemy się także informować na bieżąco, jednak nie później niż w terminie 14 dni od daty zaistnienia zmian, w szczególności o:

• zmianie adresu siedziby oraz adresów mailowych i numerów telefonów osób upoważnionych do reprezentacji;
• ogłoszeniu likwidacji lub wszczęciu postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego.

Poza tym zobowiązujemy się także do:

• niezwłocznego udzielania na żądanie Ministerstwa wszelkich informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia,
• umożliwienia, w razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Ministerstwo, przeprowadzenie spotkania przedstawicieli obu stron w miejscu realizacji przedsięwzięcia (wizyta monitorująca) lub spotkania z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w celu omówienia stanu realizacji tego przedsięwzięcia i zaprezentowania w miarę możliwości rezultatów osiągniętych na dany moment (wizytę/spotkanie monitorujące przeprowadza się w terminie uzgodnionym przez strony).

Pamiętaj o rozeznaniu rynku

Pamiętaj, że PES dokonując zakupów w ramach projektu musi dokonać rozeznania rynku i zapewnić wydatkowanie środków w sposób konkurencyjny.

Jak to może wyglądać w praktyce? Czasem wystarczy porównanie ofert trzech potencjalnych wykonawców, a czasem będzie to za mało. Rozeznanie rynku musi być zrobione rzetelnie. Warto sprawdzić różne źródła np. internet, sklepy stacjonarne, hurtownie. Rozeznanie rynku ma być zrobione na tyle dogłębnie, żebyśmy byli w stanie wykazać, że wykorzystaliśmy wszystkie możliwe sposoby, by wybrać najlepsze oferty zgodny z zapisami określonymi we wniosku.

Należy więc zidentyfikować potencjalnych dostawców / wykonawców i wysłać do nich zapytanie. Najprościej wziąć dany wydatek z budżetu wraz z jego parametrami (które znajdują się zwykle w uzasadnieniu do budżetu) i wysłać do potencjalnych wykonawców z prośbą o ofertę na np. sprzęt o odpowiednich parametrach. Należy pamiętać, że sprzęt, który chcemy kupić musi spełnić nasze minimalne wymagania, które ujęliśmy we wniosku. Wybierając sprzęt o innych parametrach, np. lepszych narażamy się na sytuację, w której nasz zakup może zostać zakwestionowany przez Ministerstwo. Logika może być taka: skoro we wniosku stwierdziliście, że sprzęt o parametrze X jest wystarczający, to nie ma powodu, by wydatkować środki na sprzęt o parametrze X+.

Szczególną ostrożność warto zachować przy zakupie sprzętu używanego (jeśli takowy zakup został przewidziany we wniosku). Chodzi zwłaszcza o zapewnienie porównywalności ofert. Miejmy na uwadze, że sprzęt 2,3 czy 4 letni znacząco się od siebie różni.

Warto też zwrócić uwagę, że czasami z takiego rozeznania rynku wynikać będzie potrzeba wprowadzenia zmian w kosztorysie. Może się przykładowo okazać, że sprzęt o zakładanych parametrach nie jest już sprzedawany. Dlatego też im szybciej dokonany rozeznania rynku, tym lepiej.

Pamiętajmy też, że robiąc rozeznanie rynku należy to odpowiednio dokumentować. Oprócz ofert, które otrzymamy od potencjalnych kontrahentów, warto prowadzić dokumentacje np. dotyczącą wysłanych zapytań o ofertę, czy na koniec przygotować podsumowanie / raport z dokonanego rozeznania. Jest duże ryzyko, że za rok lub dwa nikt już nie będzie pamiętał, jak to dokładnie było robione. Taki raport będzie wówczas na wagę złota.

Warto też ubezpieczyć sprzęt. W przypadku zalania, kradzieży bądź innego nieprzewidzialnego zdarzenia będziemy mieli możliwość odzyskania środków za sprzęt, co pozwoli nam na zakup nowego.

Przygotuj się do kontroli

Zasady dotyczące kontroli przedsięwzięcia ujętego w zatwierdzonym wniosku o udzielenie wsparcia finansowego wynikają z:

• zawartej umowy o wsparcie działalności PES,
• Programu,
• Regulaminu oraz ogłoszeniu o naborze wniosków,
• Wytycznych w zakresie kontroli w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności.

W ramach kontroli, osoby upoważnione przez Ministerstwo mogą:

• badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania przedsięwzięcia,
• żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania przedsięwzięcia.

PES na żądanie kontrolującego zobowiązuje się:

• dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji
• udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w czasie kontroli i otrzymaniu pisma pokontrolnego, PES zobowiązany jest do poinformowania Ministerstwo w terminie 14 o sposobie wykonania zaleceń.

Pamiętaj o sprawozdaniu

Zasady dotyczące przygotowania i złożenia sprawozdania, a także monitorowania przedsięwzięcia ujętego w zatwierdzonym wniosku wynikają z:

• zawartej umowy,
• Programu,
• Regulaminu i ogłoszenia o naborze,
• Wytycznych w zakresie sprawozdawczości i monitorowania w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności.

Obowiązki sprawozdawcze

Na PES zostały nałożone obowiązki sprawozdawcze, o których należy pamiętać, m.in.:

• Zakończenie realizacji projektu musi nastąpić do 30 listopada 2024 r.
• Sprawozdanie należy złożyć w terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji przedsięwzięcia.
• W sprawozdaniu muszą być zawarte wszystkie informacje dotyczące przebiegu realizacji przedsięwzięcia, na realizacje którego środki finansowe zostały przyznane.
• Przesłanie sprawozdania z realizacji przedsięwzięcia (częściowe/końcowe) na adres Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, Departament Ekonomii Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa, z dopiskiem: Program „Odporność oraz rozwój ekonomii społecznej i przedsiębiorczości społecznej” na lata 2022-2025 – sprawozdanie częściowe/końcowe.
• Jeżeli wystąpi konieczność uzupełnienia danych zawartych w sprawozdaniu, Wnioskodawca jest zobowiązany dostarczyć je w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania do uzupełnienia. Niedotrzymanie ww. terminu skutkuje wydaniem decyzji o zwrocie części lub całości przekazanych środków finansowych.

Podmiot, który otrzyma wsparcie w ramach Programu może wystąpić do Ministra z wnioskiem o częściowe rozliczenie przedsięwzięcia ujętego w zatwierdzonym wniosku i umowie o wsparcie działalności.

Częściowe rozliczenie, może być złożone:

• po poniesieniu wszystkich wydatków zaplanowanych w ramach Programu,
• przed zakończeniem realizacji przedsięwzięcia lub przed terminem osiągnięcia rezultatów określonych w zatwierdzonym wniosku i umowie o wsparcie działalności.

Co musi się znaleźć w sprawozdaniu końcowym?

Informacje, które należy zawrzeć w sprawozdaniu:

• opis osiągniętych efektów, rezultatów i wskaźników wraz z liczbowym określeniem skali działań zrealizowanych w ramach przedsięwzięcia na dzień zakończenia realizacji przedsięwzięcia (należy opisać osiągnięte rezultaty i wskaźniki i sposób, w jaki zostały zmierzone, należy także wskazać trwałość rezultatu), ze szczególnym uwzględnieniem informacji dot. zachowania miejsc pracy, zwiększenia obrotów finansowych lub wprowadzenia zmiany działalności gospodarczej (rozszerzenie skali, formy działalności lub zmiana branży).
• szczegółowy opis wykonania poszczególnych działań (opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z umową, z uwzględnieniem stopnia oraz skali ich wykonania, a także wyjaśnić ewentualne odstępstwa w ich realizacji zarówno, jeśli chodzi o ich zakres, jak i harmonogram realizacji),
• w części finansowej sprawozdania należy wskazać wszystkie koszty i wydatki jakie zostały poniesione w związku z realizacją przedsięwzięcia,
• informacja o posiadaniu/nieposiadaniu statusu przedsiębiorstwa społecznego,
• informacja o uzyskaniu/nieuzyskaniu statusu przedsiębiorstwa społecznego w okresie realizacji przedsięwzięcia w ramach Programu,
• informacja o stanie zatrudnienia w podmiocie,
• w przypadku dokonania zmian w kosztorysie, o których mowa w Rozdziale IX pkt 2 Regulaminu – opis wraz z uzasadnienia dokonanych zmian.

.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Oryginały faktur/rachunków należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami, a podczas czynności kontrolnych udostępnić je Ministerstwu.

PES nie ma obowiązku załączania do sprawozdania:

• kopii umów cywilnoprawnych (umów o dzieło, umów zlecenie),
• kopii list płac,
• innych dokumentów i materiałów mogących dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji przedsięwzięcia (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu).

Jednakże na żądanie Ministerstwa, PES ma obowiązek przedłożyć w formie papierowej ww. dokumenty lub kopię w formie elektronicznej (skan z potwierdzeniem zgodności z oryginałem). Warto tutaj pomyśleć o dokumentowaniu działań promocyjnych, poprzez np. wydruki bądź print screeny ze stron www. Taka forma dokumentacji pozwoli nam wykazać, że obowiązki względem promocji zostały wykonane.

Sprawozdanie końcowe/częściowe uważa się za zaakceptowane w momencie wydania przez Ministerstwo pisemnej informacji o jego akceptacji.

Złożenie sprawozdania końcowego przez PES jest równoznaczne z udzieleniem prawa Ministerstwu do rozpowszechniania informacji w nim zawartych w: materiałach informacyjnych i promocyjnych, sprawozdaniach oraz innych dokumentach urzędowych.

Warunki rozwiązania umowy

Zgodnie z par. 11-13 wzoru umowy istnieje możliwość jej rozwiązania. Przedstawione są trzy sposoby: rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron, odstąpienie od umowy przez Zleceniobiorcę, a także rozwiązanie umowy przez Zleceniodawcę. Do każdej z form przypisane są warunki, jakie należy spełnić, by móc z danego rozwiązania skorzystać.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Warunki konieczne do rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron:

• muszą wystąpić okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, w tym w przypadku siły wyższej w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360, z późn. zm.), które uniemożliwiają wykonanie umowy.
• skutki finansów i obowiązek zwrotu środków finansowych Strony określone zostaną w protokole.

Odstąpienie od umowy przez PES

Warunki jakie musi spełnić PES by móc odstąpić od umowy:

• złożenie stosownego oświadczenie na piśmie nie później niż do dnia przekazania przez Zleceniodawcę wsparcia finansowego,
• odstąpienie od umowy nie może być później niż do dnia przekazania wsparcia finansowego, jeżeli Zleceniodawca nie przekaże wsparcia finansowego w terminie określonym w umowie.

Rozwiązanie umowy przez Ministerstwo

Ministerstwo może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku:

• wykorzystywania udzielonego wsparcia finansowego niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania w nadmiernej wysokości lub nienależnie, tj. bez podstawy prawnej;
• nieterminowego oraz nienależytego wykonywania umowy, w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego przedsięwzięcia;
• przekazania przez Zleceniobiorcę części lub całości wsparcia finansowego osobie trzeciej w sposób niezgodny z niniejszą umową;
• nieprzedłożenia przez Zleceniobiorcę sprawozdania z wykonania przedsięwzięcia w terminie określonym i na zasadach określonych w niniejszej umowie;
• odmowy poddania się przez Zleceniobiorcę kontroli albo niedoprowadzenia do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości przez Zleceniobiorcę w terminie określonym przez Zleceniodawcę;
  stwierdzenia, że wniosek o udzielenie wsparcia w ramach Programu był nieważny lub został złożony przez osoby do tego nieuprawnione.

Ministerstwo rozwiązując umowę, musi określić kwotę środków finansowych podlegającą zwrotowi w wyniku stwierdzenia okoliczności, o których mowa w ust. 1, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania wsparcia finansowego, termin zwrotu oraz nazwę i numer rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty.

Co dalej, czyli pamiętaj o obowiązkach po realizacji przedsięwzięcia

Jedną z kluczowych spraw w tym zakresie jest zakaz zbywania rzeczy zakupionych w ramach wsparcia finansowego z Programu przez okres 5 lat od dnia zakupu. Jest tutaj natomiast pewna furtka. Zgodnie z wzorem umowy z ważnych przyczyn Ministerstwo może wyrazić zgodę na zbycie rzeczy przed upływem ww. terminu, pod warunkiem, że PES zobowiąże się przeznaczyć środki pozyskane ze zbycia rzeczy na realizację celów statutowych.

Drugą istotną sprawą, o której należy pamiętać, to okres, przez który jesteśmy zobowiązani przechowywać dokumentacje projektową. Jak już zostało wspomniane wcześniej podmiot realizujący przedsięwzięcie zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji, w tym dokumentacji finansowo-księgowej, związanej z realizacją przedsięwzięcia przez okres 3 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym przedsięwzięcie zostało zrealizowane.

To tyle nt. realizacji projektu w ramach KPO przez podmiot ekonomii społecznej. Jeśli chcesz podzielić się swoim doświadczeniem lub o coś zapytać, to zachęcamy do skomentowania wpisu poniżej. A jeśli chcesz, byśmy pomogli Ci w realizacji Twojego projektu KPO, to zapraszamy do kontaktu.