Hasło „kontrola” to chyba dla wszystkich przedsiębiorców czynnik wyzwalający stres – nawet jeśli mamy pewność, że wszystko działa jak należy, to gdzieś w podświadomości rodzą się wątpliwości, często niepotrzebne nerwy i obawy. Z Tomaszem Jarczykiem, radcą prawnym specjalizującym się w prawie pracy, rozmawialiśmy o kontroli państwowej inspecji pracy (PIP) w przedsiębiorstwie społecznym. Nasz gość podzielił się wskazówkami, jak przygotować się do kontroli oraz o czym warto wiedzieć, gdy kontrola już się rozpocznie.

Wideo dla osób, które wolą oglądać

Jeśli wolisz posłuchać lub obejrzeć naszą rozmowę, to zapraszamy poniżej.

Jak przygotować się do kontroli?

Przygotowanie się do konkretnej kontroli właściwie nie jest możliwe – wizyta urzędnika z Państwowej Inspekcji Pracy w 99% przypadków jest niezapowiedziana. Najważniejszą czynnością prewencyjną jest po prostu rzetelne prowadzenie dokumentacji przedsiębiorstwa społecznego od samego początku jego istnienia.

W związku z tym, że ustawa nie wskazuje obowiązków pracodawcy odrębnie dla różnego typu podmiotów i przepisy nie są zebrane w jednym akcie prawnym, warto zatrudnić specjalistę do spraw kadr i prawa pracy, który specjalizuje się w takiej działalności.

Obszary, w których często zdarzają się błędy ujawniane podczas kontroli

Problematyczne obszary, w których kontrolerzy najczęściej natrafiają na nieprawidłowości, to:

• czas pracy i jego ewidencjonowanie oraz rozliczanie,
• różnice między wymiarem a normą czasu pracy,
• niewłaściwe podawanie dnia wypłaty wynagrodzenia (musi być wskazana konkretna data, a nie np. „do dziesiątego dnia miesiąca”),
• brak określenia w umowie o pracę na niepełny etat, po jakiej liczbie godzin pracy pracownikowi przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych,
• prowadzenie akt osobowych,
• poinformowanie pracowników o kwestiach związanych z równym traktowaniem w zatrudnieniu.

Co warto wiedzieć podczas kontroli?

Co wolno inspektorowi PIP?

Przede wszystkim należy pamiętać, że inspektor jest urzędnikiem organu administracji państwowej i działa na podstawie i w granicach prawa. Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy w m.in. artykule 23 określa szeroki katalog uprawnień inspektora.

Należą do niego między innymi:

• przeprowadzanie kontroli bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy,
• swobodny wstęp do zakładu pracy,
• oględziny stanowisk pracy, maszyn,
• przyglądanie się procesom technologicznym,
• kontrola legalności zatrudnienia,
• wniesienie sprawy do sądu pracy w imieniu i na rzecz pracowników.

Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy zobowiązany jest do okazania legitymacji służbowej, która potwierdza jego tożsamość i uprawnienia oraz do okazania upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. W upoważnieniu musi być wskazany przedmiot i zakres kontroli.

Co powinno zwrócić uwagę podmiotu kontrolowanego?

Wspomniany katalog uprawnień kontrolera jest szeroki, więc trudno jednoznacznie wskazać granice obszaru kontroli. Przedsiębiorstwo społeczne może jednak zwrócić uwagę na to, czy inspektor nie kwestionuje faktur wystawianych dla przedsiębiorstwa społecznego przez jednoosobowe działalności gospodarcze, umów świadczenia usług z innymi przedsiębiorcami czy stawki godzinowej, gdy nie mamy do czynienia z umową – zlecenie. Te obszary wykraczają zazwyczaj poza kompetencje kontrolera.

W przypadku przeprowadzenia kontroli na skutek wniesionej przez pracownika skargi, inspektor nie może poinformować pracodawcy o personaliach osoby wnoszącej tę skargę. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której sam składający skargę na to zezwolił. Zdarzają się też sytuacje, w których sam PIP uzależnia możliwość przeprowadzenia kontroli u pracodawcy od wyrażenia zgody na ujawnienie personaliów pracownika, jest tak np. w przypadku zgłoszeń dot. mobbingu czy dyskryminacji w miejscu pracy.

Podczas kontroli weryfikowana jest sytuacja kilku pracowników, w tym tego, który wniósł skargę.

Czy można odesłać inspektora do zewnętrznego biura rachunkowego lub kadrowego i w ten sposób uniknąć kontroli?

Usługa prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej o czasowym okresie przechowywania jest związana z koniecznością dokonania wpisu do rejestru upoważnionych do tego podmiotów. W związku z tym, przed podjęciem decyzji o outsourcingu, należy sprawdzić, czy wybrane biuro jest do tego w ogóle uprawnione.

Jeśli chodzi o ten rejestr warto wyjaśnić jedną rzecz. Z literalnego brzmienia tego przepisu faktycznie wynika obowiązek wpisu do rejestru, natomiast interpretacja na tą chwilę poszła w tę stronę, że do rejestru wpisywane są wyłącznie podmioty prowadzące działalność archiwalną tj. przechowujące dokumentację kadrowo-płacową zlikwidowanych pracodawców. Biura księgowe prowadzące wyłącznie bieżącą obsługę kadrowo-płacową istniejących przedsiębiorców nie mają obowiązku się rejestrować.

Trzeba również zwrócić uwagę na konstrukcję umowy – w wielu przypadkach biuro odpowiada tylko za rozliczenie dokumentów, a nie za ich przechowywanie. W takim przypadku nie można skierować urzędnika do biura rachunkowego czy kadrowego. Zresztą, nawet outsourcing usług nie oznacza, że uda się uniknąć kontroli w zakładzie pracy – jej elementem często są rozmowy z pracownikami czy oględziny stanowiska pracy!

Jak kończy się kontrola z PIP?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy co do zasady kończy się sporządzeniem protokołu pokontrolnego. Jeżeli inspektor nie stwierdził uchybień, może wystawić jedynie notatkę urzędową poświadczającą, że kontrola się odbyła i nie skutkuje żadnymi zaleceniami. W praktyce zdarza się to jednak bardzo rzadko – przepisy dotyczące działalności przedsiębiorstw społecznych i prawa pracy są tak skomplikowane, że trudno o brak błędów.

W protokole zamieszczone są zalecenia pokontrolne – to raczej ogólne sformułowania dotyczące naprawienia błędów, takie jak:

• zalecenie usunięcia stwierdzonych uchybień w obszarze BHP,
• nakazanie wstrzymania wykonywania jakichś czynności, jeśli mogą zagrażać życiu lub zdrowiu,
• nakazanie przeprowadzenia postępowania powypadkowego, gdy nie zostało wszczęte przez pracodawcę.

Kontroler jedynie stwierdza stan faktyczny i rekomenduje dalsze procedury – nie może na przykład nakazać pracodawcy wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. O takich rozstrzygnięciach decyduje sąd pracy, do którego można skierować sprawę, gdy nie zgadzamy się z ustaleniami inspektora.

W przypadku wszczęcia kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy najważniejsze to nie dać ponieść się emocjom czy nerwom. Należy podejść do sytuacji na chłodno i działać racjonalnie – na przykład skontaktować się z zewnętrznym specjalistą. Osoba ta nie jest związana emocjonalnie z przedsiębiorstwem społecznym, a wie, jak w takiej sytuacji zminimalizować straty albo w ogóle uniknąć przykrych konsekwencji kontroli.

To tyle nt. kontroli z państwowej inspecji pracy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prowadzeniu przedsiębiorstwa społecznego, zapraszamy do udziału w naszych webinarach.