Podobnie jak w klasycznych przedsiębiorstwach, tak i w przedsiębiorstwie społecznym inwestowanie służy rozwojowi zasobów. Zasoby te związane są na przykład z możliwościami firmy, wielkością produkcji, jakością wytworów czy kosztem ich wykonania. Inwestowanie bezpośrednio łączy się zatem z rozwojem firmy – osiąganiem niedostępnych do tej pory wyników, usprawnieniem procesów produkcji i sprzedaży. Rozwijanie majątku oznacza jednak konieczność poczynienia nakładów finansowych – jak zatem rozsądnie inwestować, prowadząc przedsiębiorstwo społeczne?

Wideo dla osób, które wolą oglądać

Jeśli wolisz zobaczyć nasz webinar, to możesz to zrobić poniżej. Pod wideo z kolei znajdziesz zapis najważniejszych informacji, o których rozmawialiśmy.

Zakup to nie wszystko!

Inwestowanie kojarzy się przede wszystkim z kupowaniem – stajemy się właścicielami maszyny czy narzędzia, więc możemy z niego korzystać w dowolnym zakresie. Ale czy to oznacza, że zawsze trzeba decydować się właśnie na zakup? Niekoniecznie!

Narzędzia, które nie są nam potrzebne przez cały, a jedynie doraźnie, można wypożyczyć albo leasingować. Można również rozważyć wspólny zakup z innym przedsiębiorstwem i późniejsze współużytkowanie – koszty rozłożone są wtedy na kilka podmiotów.

Skąd mam wiedzieć, czego potrzebuję?

Żeby majątek przedsiębiorstwa społecznego rozwijać rozsądnie i nie wydawać pieniędzy na niepotrzebne zakupy, należy przed inwestycją dokonać rozpoznania.

Jak to rozpoznanie przeprowadzić? Możemy tutaj wyróżnić kilka przydatnych sposobów. Lista potrzeb i zakupów może wynikać z:

• określenia wizji i pomysłu na rozwój firmy,
• weryfikacji założeń modelu biznesowego,
• analizy SWOT wraz z przyjrzeniem się zależnościom pomiędzy czynnikami strategicznymi,
• przyjrzeniu się procesom i „wąskim gardłom”.

Określenia wizji i pomysłu na rozwój firmy

Punktem wyjścia planowania inwestycji może i powinna być wizja rozwoju firmy. Trzeba przemyśleć:

• co chcemy osiągnąć?
• jakie są cele strategiczne?
• po co nam inwestycja?

Jeśli wiemy, w którym miejscu chcemy być za kilka lat, to łatwiej nam będzie zaplanować kroki dojścia do tego miejsca i potrzebne zakupy. Warto więc planując zakupy pomyśleć również o dalekosiężnych planach, nie tylko o najbliższym, bezpośrednim celu.

Weryfikacji założeń modelu biznesowego

Model biznesowy to w skrócie sposób działania firmy. Określa on jak firma zarabia, jak i dla kogo generuje wartość. W kontekście zakupów często popełnianym błędem jest inwestowanie, zanim zweryfikujemy model biznesowy. Przykładowo podmiot:

• inwestuje w maszynę o wartości miliona złotych, a potem się okazuje, że nie ma klientów lub zespół nie jest w stanie tej maszyny obsługiwać,
• wymyślił model działania, w którym seniorzy mieli płacić za godzinę pobytu w świetlicy i temu podporządkowano zakupy; w praktyce okazało się, że zainteresowania taką ofertą nie było, ale seniorzy chętnie zapłaciliby za obiady; nie było już jednak możliwości kolejnych inwestycji.

Warto więc, zanim zaczniemy inwestować, zweryfikować model biznesowy, np. sprawdzić, czy to, co będziemy chcieli robić znajdzie nabywców. Czasami rozwiązaniem może być wynajęcie sprzętu i sprzedaż takiej oferty.

Analiza SWOT

W tym przypadku punktem wyjścia przy planowaniu zakupów jest analiza SWOT (słabych i mocnych stron, szans i zagrożeń). Gdy mamy już zidentyfikowane czynniki strategiczne szukamy zależności pomiędzy nimi. Pomocne mogą być następujące pytania:

• czy mocne strony pozwolą na wykorzystanie pojawiających się szans?
• czy słabe strony będą negatywnie oddziaływać na możliwość wykorzystania szans?
• czy mocne strony pozwolą na przezwyciężenie zagrożeń?
• czy słabe strony wzmocnią siłę oddziaływania zagrożeń?

Przykładowo, jeśli w czasie analizy wyjdzie, że słabą stroną przedsiębiorstwa są przestarzałe, energochłonne sprzęty, a zagrożeniem – rosnące ceny prądu, to oczywistą inwestycją powinny być nowe urządzenia, które pozwolą na oszczędności w dłuższej perspektywie.

Przyglądanie się procesom

W tym przypadku analizujemy nasze procesy i szukamy „wąskich gardeł”, czyli obszarów problemowych. Możemy np. obserwować proces produkcji czy sprzedaży i szukać miejsc, które obniżają nasze możliwości, hamują rozwój. Może to być coś, co:

• powoduje, że spóźniamy się z realizacją usługi lub zamówienia,
• obniża jakość albo niepotrzebnie winduje cenę wytworzenia.

Warto przyjrzeć się też opiniom klientów, bo mogą być one cenną informacją zwrotną dot. naszej oferty, a tym samym źródłem pomysłów na rozwój.

Jak zaplanować zakupy?

Planując zakupy firmowe pamiętaj o efekcie, którego oczekujesz. Zastanów się, jaki problem ma rozwiązać ten zakup, jaką korzyść przynieść. Weź też pod uwagę jaka ilość danego produktu jest potrzebna i dlaczego. Rozważ, gdzie chcesz zrobić zakupy i dlaczego – porównaj oferty różnych sprzedawców z uwzględnieniem również ich dodatkowych usług (np. przedłużonej gwarancji, możliwości zwrotu, etc.).

Co dokładnie warto wziąć pod uwagę, planując zakupy firmowe?

Będą to na pewno następujące czynniki:

• cechy fizyczne – rozmiar, waga, wymiar, powierzchnia,
• ilość osób przy stanowisku pracy, które chcemy wyposażyć lub rozwinąć, ulokowanie go w pomieszczeniu,
• jak duża przestrzeń jest potrzebna, by praca była komfortowa,
• dodatkowe koszty wynikające z użytkowania sprzętu (np. koszt zakupu tuszu czy toneru do drukarki),
• koszt i dostępność obowiązkowych serwisów, przeglądów, ubezpieczenia, części zamiennych,
• konieczność zakupu akcesoriów,
• niezawodność,
• łatwość eksploatacji (np. menu po polsku, intuicyjna obsługa),
• dostępność aktualizacji oprogramowania,
• dodatki – zakupy na raty, darmowy serwis, dostęp do dodatkowych usług w cenie, program lojalnościowy,
• gwarancja, która jest dla nas zapewnieniem, że przez określony czas sprzęt będzie mógł być użytkowany,
• w przypadku nieruchomości – parking przy budynku, dojazd, ułatwienia dostępu, otocznie.

Uzasadnienie i rozliczenie zakupów

W przypadku wydatków finansowanych ze środków własnych sprawa jest prosta – osoba, która bierze na siebie obciążenie finansowe, ponosi konsekwencje swoich decyzji zakupowych.

W przypadku finansowania ze środków projektowych czy dotacji jest nieco trudniej – o słuszności wydatku należy przekonać osobę w instytucji zarządzającej programem finansującym inwestycję. Aby to zrobić, wskaż:

• Co kupujesz i dlaczego? Jaki problem będzie rozwiązany? jakie skutki będzie miało korzystanie z danego urządzenia? Nie pisz, do czego służy urządzenie – każdy wie, że wiertarką można wywiercić dziury. Zastanów się, jak wykazać, że potrzebujesz tej wiertarki do pracy – jeśli oferujesz usługę skręcania mebli, to nikogo nie zdziwi taki zakup.
• Jakie funkcjonalności i cechy produktu zdecydowały o wyborze właśnie tego wydatku, w takiej ilości? Przykładowo masz już inne narzędzia danej marki i możesz swobodnie wymieniać między nimi akumulatory, części zamienne, etc.
• Jak oszacowany został wydatek i jak wybrany został sprzedawca? Pokaż, że sprawdzona została dostępność towaru w różnych miejscach, że orientujesz się w cenach.

Przy uzasadnieniu wydatków finansowanych z dotacji czy programu warto również sprawdzić, czy w regulaminie projektu nie ma jakichś konkretnych wymagań związanych z rozliczeniem wydatków.

Na koniec, zapraszamy do zapisania się na newsletter. W najbliższym czasie ruszy konkurs dotacyjny dla przedsiębiorstw społecznych i podmiotów non profit, w którym będzie można sfinansować inwestycje. Będziemy informować o szczegółach i zapraszać na webinar z przedstawicielem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.