W dzisiejszym wpisie chcemy przybliżyć Wam temat strategii. Posłużymy się przykładem pewnego stowarzyszenia. Zdarza się, że bardzo często mamy zaburzony obraz tego czym owa strategia jest. Mylnie porównujemy ją z planem działania. Mając to na uwadze chcemy Wam jasno określić z czego składa się strategia, a także dlaczego przygotowanie jej powinno być bardzo ważne dla każdej organizacji.

Dla osób, które wolą oglądać

Popularność strategii

Pojęcie strategii stało się w Polsce bardzo popularne w latach 2003-2004. Był to moment, kiedy Polska przystąpiła do Unii Europejskiej. Wraz z wejściem do Unii, otrzymaliśmy od niej deklaracje, która wyraźnie podkreśliła, że Polska otrzyma środki finansowe, ale pod pewnymi warunkami.

Podstawowym warunkiem było przygotowanie dokumentu obrazującego nasz pomysł na rozwój gminny, powiatu, województwa czy też kraju. Tak rozpoczął się w Polsce tzw. okres programowania.

W czasie tego okresu w Polsce masowo zaczęły powstawać strategie. Tysiące gmin zaczęło tworzyć strategie na okres 2004-2006, tylko po to, by móc pozyskać dofinansowanie z Unii.

Czym strategia nie jest?

Przede wszystkim:

1. Strategia nie jest planem działania, bowiem plan działania jest planem krótkookresowym. Zakłada realizacje jakichś celów na przestrzeni kilku najbliższych miesięcy.
2. Strategii nie można utożsamiać z biznesplanem, bowiem okres planowania strategii jest okresem wieloletnim, natomiast w biznesplanie jest on z reguły krótszy i wynosi np. ok, czy dwa lata.
3. Strategia nie jest także programem operacyjnym. Program operacyjny zakłada sposób dochodzenia do celu, który sobie założyliśmy. Jest bardziej tematyczny.
4. Strategia nie jest także jak studium wykonalności, które wybiera najlepszy wariant inwestycji spośród wielu możliwych.

Dwa różne podejścia

W celu lepszego zobrazowania różnic pomiędzy strategią a planem działania, warto sobie zapamiętać dwa dobrze znane przysłowia:

• „sięgaj tam, gdzie wzrok nie sięga”,
• „mierz zamiary według sił”.

To pierwsze jest związane z podejściem strategicznym. W podejściu tym należy wszystko zaplanować tak, by to co niemożliwe dziś, stało się faktem kiedyś. I to jest główne założenie strategii.

Natomiast drugie przysłowie odnosi się do pojęcia operacyjnego. Chodzi w nim głównie o to, by zaplanować w oparciu o dzisiejsze możliwości to, co można zrobić w najbliższym czasie.

Czym strategia jest?

Istotą strategii jest rozwój możliwości organizacji, tak aby to co niemożliwe dzisiaj było możliwe w przyszłości. Najważniejszym punktem w strategii jest wizja. Musimy wiedzieć, kim chcemy być. Ponadto strategia powinna być rzeczowa i konkretna. Nie jest to dokument na jedną stronę, ale konkretny plan na najbliższe kilka bądź kilkanaście lat. Kluczowe założenia strategii są niezmienne, niezależnie od sytuacji.

Podejście strategiczne na przykładzie stowarzyszenia

Chcielibyśmy Wam przedstawić pojęcie strategiczne w oparciu o pewien przykład.

Wyobraźmy sobie, że w powiecie wadowickim powstało stowarzyszenie. Istotą założenia tego stowarzyszenia była pewna misja. Zebrali się na jednym walnym zebraniu rodziny dzieci z niepełnosprawnością. Ich problem polegał na tym, że oni wszyscy mieszkali w pow. wadowickim, a miejsce, gdzie była robiona rehabilitacja było w Krakowie. Dla nich było to ogromny problem, gdyż na zajęcia, które odbywały się dwa razy w tygodniu musieli jeździć 70 km. W ich miejscu zamieszkania nie było żadnej placówki prowadzącej rehabilitacje, więc byli przymuszeni do ciągłych dojazdów.

Wspólny problem ich połączył i ukierunkował do działania. Ich misją stało się stworzenie miejsca, blisko ich miejsca zamieszkania, które zapewni członkom stowarzyszenia dostęp do usług rehabilitacyjnych.

W momencie rejestracji owego stowarzyszenia mogli na jego rzecz przekazać trochę gotówki, trochę sprzętu rehabilitacyjnego, który np. posiadali w domu. Zdobyli od powiatu lokal na bazie użyczenia. Ten początek ich działalności to było podejście operacyjne. Na podstawie tego, co zgromadzili mogli stworzyć plan działania na kilka najbliższych miesięcy.

Ale w kolejnym kroku stowarzyszenie ukształtowało wizję tego, co chcieliby osiągnąć w określonym czasie. W tym momencie przechodzimy do pojęcia planowania strategicznego. Ta wizja stała się długofalową perspektywą. Wyobrazili sobie to, jak ma działać ich organizacja za kilkanaście lat.

Wizja jako kluczowy element strategii

Wizją tego stowarzyszenia jest zapewnienie:

• skali (ilość),
• jakości,
• zakresu usług rehabilitacyjnych,

które umożliwiają każdej osobie z niepełnosprawnością ruchową mieszkającej w pow. wadowickim dostęp do usług wysokiej jakości w:

• ilości,
• częstotliwości
• terminie wynikającym z jej potrzeb.

By ta wizja miała realna szanse na urzeczywistnienie potrzeba wielu lat. Nie da się rozwinąć organizacji do takiego poziomu jak powyżej w ciągu roku czy dwóch lat.

Jakie cele składają się na strategię?

By móc rozwinąć się do takiego poziomu, gdzie wszystkie punkty z naszej wizji będą spełnione, musimy założyć sobie pewne cele.

Powróćmy do naszego przykładu stowarzyszenia w pow. wadowickim. Założyliśmy w naszej wizji, że chcemy by to, co oferujemy w ramach naszej działalności było dostępne dla każdego. Musimy wówczas przeanalizować jakie poszczególne kroki podjąć, by móc się przybliżyć do spełnienia naszej wizji.

Cel pierwszy

Cel pierwszy skupia się na nieruchomościach. Nasze przykładowe stowarzyszenie określając swój cel w zakresie pozyskania nieruchomości (miejsca, gdzie mogłoby swoje usługi świadczyć) musi wziąć pod uwagę:

• wielkość pomieszczeń,
• ich charakter,
• lokalizację,
• łatwą dostępność dla wszystkich mieszkańców, z uwzględnieniem ich ograniczeń,
• możliwość świadczenie tam usług rehabilitacyjnych wysokiej jakości.

Cel drugi

Nie wystarczy dysponować tylko nieruchomością, by wizja naszego stowarzyszenia została zrealizowana. Potrzebny jest także sprzęt, który zapewni rehabilitację każdej osobie, która zgłosi się do stowarzyszenia.

I tutaj mamy do czynienia z drugim celem, jakim jest doposażenie lokalu w odpowiedni sprzęt do rehabilitacji.

Jako że nasze stowarzyszenie założyło, iż z oferowanych usług będzie mógł skorzystać każdy, to w trakcie doboru sprzętu musi wziąć pod uwagę:

• odpowiednie parametry,
• przeznaczenie,
• ilość danego sprzętu
• zapewnienie świadczenia usług rehabilitacyjnych w wysokiej jakości, których ilość odpowiada skali potrzeb mieszkańców pow. wadowickiego w zakresie rehabilitacji ruchowej.

Cel trzeci

Idąc krok dalej, ku realizacji wizji stowarzyszenia, oprócz nieruchomości i sprzętu musimy dobrać odpowiedni personel, który w tym stowarzyszeniu będzie wykonywał określone obowiązki.

Warto się tutaj zastanowić nad tym, czym nasz personel ma się wyróżniać.

Dla przykładu, w naszym stowarzyszeniu personel powinien:

• posiadać wysokie kompetencje w zakresie rehabilitacji (być wykwalifikowanym),
• charakteryzować się wysokimi umiejętnościami interpersonalnymi,
• rozumieć znaczenie swojej pracy i działalności organizacji i z tego powodu ciągle podnosić swoje kompetencje.

Cel czwarty

W ramach uzupełnienia w/w celów można do tego dodać jeszcze czwarty cel.

Wiedząc, że w ramach naszej działalności będzie zatrudniony wykształcony personel, który cały czas podnosi swoje kwalifikacje możemy pójść krok dalej.

Z dniem powołania stowarzyszenia do życia, utworzyła się także wizja prowadzenia instytutu naukowego. Usługi rehabilitacyjne, które wykonuje stowarzyszenie będą usługami wykorzystującymi najnowsze rozwiązania i zdobycze nauki.

Instytut ten, powołany przy stowarzyszeniu, zajmowałby się badaniem niepełnosprawności ruchowej, w tym:

• wypracowywałby nowatorskie rozwiązania,
• stałby się jednostką, dzięki której inne stowarzyszenia wymieniałyby się wzajemnie doświadczeniem,
• jego działania realizowane byłyby w skali ogólnopolskiej.

Ważność każdego celu

By móc w pełni zrealizować założoną przez nas wizję, musimy zrealizować wszystkie powyższe cele. Każdy z nich jest ważny. Nie można niczego wykluczyć.

Sukces bowiem jest efektem precyzyjnie zrealizowanego planu.

Kolejność pięciu kroków

W pojęciu strategicznym ważna jest kolejność poszczególnych kroków.

Przedstawia się to następująco:

• misja (dlaczego tu jesteśmy, po co powstaliśmy, co nas zmotywowało do założenia organizacji),
• wizja (jak to ma działać kiedyś, dokąd chcemy dojść),
• cele (co chcemy osiągnąć),
• diagnoza (co mamy),
• diagnoza (czego potrzebujemy).

Misja a wizja

Misja nie dotyczy tego, czym chcemy być w przyszłości. Misja zawsze dotyczy przeszłości. Misja i wizja to są pojęcia bardzo często mylone. Misja odpowiada na pytanie, z jakiego powodu spotkaliśmy się i co nas pchnęło ku temu, że dziś jesteśmy tutaj i chcemy coś zmienić. Na podstawie naszej misji, ukształtowała się nasza wizja tego jak bardzo chcemy się rozwinąć. Jak sobie wyobrażamy w przyszłości tę naszą organizację.

Diagnoza jako czwarty krok w strategii

Przyglądając się diagnozie, warto sobie ją podzielić na dwie części, czyli spis tego:

• co mamy oraz
• czego nam brakuje.

Jeżeli w pierwszej kolejności przeanalizujemy sobie to wszystko, co aktualnie posiadamy, będzie nam łatwiej określić to, czego nam brakuje, by móc tą naszą wizję zrealizować.

Nasze wybory odnośnie do tego:

• co chcemy pozyskać,
• w jakiej ilości,

muszą odnosić się do naszych potrzeb rozwojowych.

Jeśli interesuje Cię wątek rozwijania majątku organizacji, to polecamy ten wpis na blogu.

Nad czym warto pomyśleć?

Mając już przygotowaną strategię warto pomyśleć nad opracowaniem streszczenia do niej. Streszczenie to przedstawilibyśmy pracownikom naszej organizacji, szczególnie tym nowo zatrudnionym.

Nie jest koniecznością by pracownicy znali pełny dokument. Natomiast istotne jest, by posiadali ogólną wiedzę co do założeń i wizji organizacji, w której pracują.

Rozwój możliwości w PROO 1a

W kontekście strategii organizacji i planowania jej rozwoju bardzo często mówi się o priorytecie 1a Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich. Założeniem ROO 1a jest rozwój instytucjonalny.

Chodzi tutaj o rozwój możliwości w taki sposób, aby to co niemożliwe dzisiaj, poprzez wsparcie w ramach programu PROO, stało się bardziej realne do zrealizowania. Program ten zakłada wsparcie dla tych organizacji, które jasno i konkretnie określą wizję rozwoju swojej organizacji.

Mamy nadzieję, że przedstawiony przez nas schemat tego co strategia powinna zawierać, ułatwi Ci opracowywanie tego dokumentu u siebie w organizacji.

Jeżeli masz wątpliwości odnośnie do tego, czy jesteś w stanie samodzielnie taki dokument opracować, możesz się do nas odezwać poprzez zakładkę kontakt. Udzielimy Ci pomocy w tym zakresie. Możesz też zlecić nam opracowanie tego dokumentu.