Przedsiębiorstwo społeczne ze względu na swój charakter nie działa w celach zarobkowych – nie oznacza to jednak, że przedsiębiorstwo społeczne nie obraca środkami i nie potrzebuje księgowej! O tym, jak wybrać biuro rachunkowe dla przedsiębiorstwa społecznego rozmawialiśmy z Katarzyną Adamską-Dutkiewicz, wiceprezeską zarządu i główną księgową Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego oraz prezeską Spółdzielni Kooperatywa Pozarządowa.

Wideo dla osób, które wolą oglądać

Jeśli chcesz obejrzeć cały wywiad z Katarzyną, możesz to zrobić poniżej. Pod wideo znajdziesz zapis najważniejszych rzeczy, jakie pojawiły się w wywiadzie.

Księgowość na zewnątrz czy księgowa w przedsiębiorstwie? Co będzie lepsze dla przedsiębiorstwa społecznego?

Odpowiedź na to pytanie uzależniona będzie od kilku czynników – m.in. rozmiaru przedsiębiorstwa i obecności osób zorientowanych w rachunkowości. Często naturalnym odruchem jest dołożenie obowiązków związanych z księgowością komuś z zarządu czy skarbnikowi – osobie, która ma już swoją odpowiedzialność. To błąd – księgowość w przedsiębiorstwie to osobna kwestia i powinna zająć się nią osoba ze świeżym spojrzeniem, mająca odpowiednią wiedzę i kwalifikacje, a dodatkowo czas na aktualizację wiedzy. W kontekście pytania tytułowego z tej części, kluczowe pytanie brzmi, czy dysponujemy taką osobą.

Księgowość w ramach firmy

Jeśli chcemy zorganizować kwestie księgowe w ramach firmy społecznej, to musi ona przygotować się na dodatkowe koszty. Będą to choćby koszty przygotowania stanowiska pracy. Pracownik musi mieć do dyspozycji swoje miejsce, biurko, fotel, komputer i odpowiednie oprogramowanie, umożliwiające mu pracę. Te wydatki są pomijane, gdy usługi związane z rachunkowością zlecane są na zewnątrz – zaplecze techniczne oraz ubezpieczenie mieszczą się w miesięcznej opłacie za usługi biura rachunkowego.

Zaletą tego rozwiązania będzie z kolei fakt, że osoba zajmująca się księgowością może także zająć się innymi sprawami np. rozliczaniem projektów.

Księgowość zlecona na zewnątrz

Jeśli z kolei wybierzemy opcję zlecenia księgowości na zewnątrz, to należy pamiętać, że wewnętrzne struktury przedsiębiorstwa społecznego również powinny być przygotowane na współpracę z biurem rachunkowym. Powinno się wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bieżącą komunikację z biurem, przygotowanie dokumentów – to również powinna być osoba mająca pojęcie o rachunkowości. W razie trudniejszych zagadnień, na przykład problemów ze zrozumieniem sprawozdania, można ponownie zwrócić się o pomoc do ekspertów z OWES-u.

Warto też zwrócić uwagę, że zlecenie księgowości na zewnątrz nie rozwiąże wszystkich problemów związanych ze sprawami księgowo – finansowymi. Przykładowo to dalej zarząd będzie odpowiadał za zarządzanie finansami, w tym za zarządzanie płynnością finansową. Z kolei takie usługi, jak:

• obsługa kadrowa,
• usługi doradztwa podatkowego,
• rozliczanie projektów,
• pozyskiwania wsparcia, np. z tarczy,
• przygotowanie sprawozdania finansowego,

to usługi dodatkowo płatne.

Poza tym pamiętajmy, że zlecenie obsługi do biura rachunkowego nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności. Co najwyżej możemy mówić o podzieleniu się odpowiedzialnością, a i to w ograniczonym zakresie (np. z punktu widzenia urzędu skarbowego za rozliczenia na końcu i tak odpowiedzialny będzie zarząd).

Jakie rozwiązanie będzie zwykle najlepszym w przypadku przedsiębiorstwa społecznego?

Podsumowując, najczęściej w przypadku przedsiębiorstwa społecznego, małego podmiotu, który zatrudnia od ok. 3 do ok. 5 pracowników, warto rozważyć zlecenie księgowości na zewnątrz. Z reguły jest to optymalne rozwiązanie pod kątem relacji korzyści / koszty. Prowadzenie księgowości we własnym zakresie warto wziąć pod uwagę, gdy dysponujemy realnie osobą, która może to robić – posiada wiedzę i kwalifikację oraz czas na nadążanie za licznymi zmianami w przepisach prawa.

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe dla przedsiębiorstwa społecznego?

Trzeba mieć na uwadze, że specyfika organizacji pozarządowych i spółdzielni socjalnych nie jest równoznaczna z tym, co robi się w biznesie i nie zawsze w biurach rachunkowych rozumie się tę specyfikę. Konieczny jest zatem wybór odpowiedniego biura – na co zwrócić uwagę? Na kilka spraw. Przede wszystkim:

1. Zakres współpracy – należy ustalić już na początku, co wchodzi w zakres pracy biura, czy sprawozdania finansowe są płatne dodatkowo, jak wyceniane jest doradztwo. Trzeba zorientować się w zakresie przygotowywania przez biuro określonych, niestandardowych dokumentów, np. do uzyskania tarczy w ramach rekompensat za pandemię.
2. Kto będzie obsługiwał przedsiębiorstwo – znajomości czy dobre relacje z szefostwem biura nie są równoznaczne z osobistą obsługą. Przedsiębiorstwo najprawdopodobniej będzie obsługiwać któryś z pracowników i nie można z góry liczyć na preferencyjne warunki i lepsze traktowanie. Ważne jest, aby dowiedzieć się, jakie są wewnętrzne procedury i kto będzie zastępstwem dla potencjalnego księgowego w takim biurze, jeśli pójdzie on na urlop czy zdarzy się jakaś sytuacja losowa.
3. Kompetencje pracowników – warto zapytać, czy zespół dokształca się, zdobywa nowe umiejętności i aktualizuje wiedzę, szczególnie w obszarze przedsiębiorstw społecznych.
4. Ubezpieczenie OC – powinno być standardem, ale warto upewnić się, że biuro jest ubezpieczone, w jakim zakresie i na jaką kwotę (obowiązkowe ubezpieczenia mają mały zakres i niską sumę ubezpieczenia).
5. Doświadczenie – należy sprawdzić podmiot w ewidencji, ustalić, jakie inne aktywności podejmuje oraz dowiedzieć się o doświadczenie biura w obsłudze podmiotów o charakterze społecznym. Można skontaktować się z firmami społecznymi, które współpracowały z danym biurem i zapytać o rekomendacje.
6. Wzory dokumentów udostępniane dla klientów np. wzór polityki rachunkowości dopasowanych do spółdzielni socjalnych, wzór procedur dot. obiegu gotówkowego w firmie etc.
7. Procedury wewnętrzne – trzeba dowiedzieć się, jak działa biuro w obszarze RODO i ochrony danych osobowych oraz tzw. AML – zapobiegania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Biuro w ramach tego obszaru będzie miało obowiązek zgłaszać niepokojące zachowania w firmie klienckiej.
8. Procedury dotyczące kontroli – warto ustalić, czy ewentualna kontrola w PS przeprowadzana jest w siedzibie przedsiębiorstwa, czy też w biurze rachunkowym.

Warto także zadać kilka branżowych pytań – dotyczących ustaw czy konkretnych wyzwań przedsiębiorstwa czy zapytać o możliwość wglądu w sprawozdania biura (i zwrócić uwagę na reakcję na to pytanie!).

Po wybraniu kilku biur dobrze jest porównać oferty, poprosić w każdym o wzór umowy i porównać także te dokumenty. Na poziomie proponowanych zapisów w wzorach umów mogą być bowiem widoczne istotne różnice w obsłudze i jej kosztach. Odradza się podpisywanie długoterminowych umów na samym początku współpracy – lepiej podpisać zobowiązanie na rok, sprawdzić, jak pracuje się z biurem i w razie problemów wytrzymać do otrzymania pierwszego rocznego sprawozdania finansowego.

Ogromnie ważne, by czynnikiem decydującym nie były pieniądze! Oczywiście łatwo sugerować się tylko najniższą stawką, ale należy pamiętać, że może ona wiązać się z bardzo okrojoną ofertą!

Jak sprawdzić, czy wybrane biuro rachunkowe jest dobre?

Podpisanie umowy z biurem rachunkowym na krótszy okres, na przykład roczny, pozwala na ocenę współpracy i zweryfikowanie jej czy zakończenie w stosunkowo krótkim czasie. Podczas korzystania z usług biura rachunkowego warto zwrócić uwagę, czy:

• kontakt z biurem nie jest problematyczny – czy księgowy odbiera telefon lub oddzwania, udziela odpowiedzi na pytania, jest realnie zaangażowany i można liczyć na jego działania i wsparcie doradcze, merytoryczne,
• przedsiębiorstwo ma dostęp do danych, dokumentów, czy też dostęp jest utrudniany,
• dokumenty dostarczane do biura rachunkowego są na bieżąco księgowane (można poprosić o wydruk z zapisów na kontach księgowych),
• działania są zgodne z planem kont i polityką rachunkowości – dobre biuro rachunkowe ustala z przedsiębiorstwem społecznym politykę i plan kont; dokumenty te przyjmuje się uchwałą zarządu.

Inną sprawą jest dostarczanie przez biuro rachunkowe informacji zarządczych, które będą potrzebne do bieżącego podejmowania decyzji przez zarząd. Ale to już temat na inny wpis ?

Zlecić księgowość na zewnątrz czy zatrudnić księgową w firmie? Jakie są Twoje doświadczenia. Zapraszam do komentowania wpisu.