13 października 2022 r. weszło w życie kilka istotnych zmian w kodeksie spółek handlowych. Dzisiaj przyjrzymy się im zwłaszcza w kontekście funkcjonowania spółki z o.o. o charakterze non profit. Zaczynajmy.

Zmiana #1 Wymagania dot. protokołowania posiedzeń / uchwał zarządu

Zgodnie z art. 208¹ kodeksu spółek handlowych uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać:

• porządek obrad,
• imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
• liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały,
• zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.

Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Na co warto zwrócić uwagę?

Przede wszystkim:

• kodeks spółek handlowych mówi o protokołowaniu uchwał, a nie posiedzeń, czyli np. nie ma obowiązku opisywania całej dyskusji, jaka może mieć miejsce przy podejmowaniu uchwały,
• powyższa zawartość protokołu to absolutne minimum, choć też niewystarczające (nie ma tam np. daty podjęcia uchwały, którą jednak warto bezwzględnie ująć),
• odmienne zasady podpisywania protokołów może przewidywać umowa spółki lub regulamin zarządu (czasami warto to rozważyć, bo w sytuacji konfliktowej istnieje ryzyko, że protokół podpisze jedna osoba twierdząc, że uchwała została podjęta, mimo że do niej nie doszło),
• powyższe zasady protokołowania uchwał odnoszą się również do zarządu jednoosobowego.

W kontekście podejmowania decyzji przez zarząd ważne jest również:

• w jaki sposób zarząd może podejmować decyzje (w sposób tradycyjny, zdalny, przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległości, w trybie obiegowym),
• kiedy jest potrzebna uchwała zarządu, a kiedy można jej nie podejmować.

Tego rodzaju treści znajdziesz w naszym kursie „Spółka z o.o. non profit bez tajemnic”.

• Quick View

  Kurs on-line: Spółka z o.o. non profit bez tajemnic

  
  Kursy online
  Oceniono 5.00 na 5
  387.00zł
  Dodaj do koszyka

Zmiana #2 Dodatkowe uprawnienia rady nadzorczej

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych rozszerzyła też uprawnienia rady nadzorczej. W celu wykonania swoich obowiązków rada może:

• badać wszystkie dokumenty spółki,
• dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz
• żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

Co ważne, powyższe informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.

Zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień. Jeśli zarząd nie będzie współpracował w tym zakresie z radą nadzorczą naraża się na odpowiedzialność karną (więcej informacji poniżej).

Poza tym do rady nadzorczej, czy komisji rewizyjnej odnoszą się opisane wyżej zasady protokołowania podejmowanych uchwał.

Zmiana #3 Odpowiedzialność członków zarządu i organu nadzoru (rady nadzorczej, komisji rewizyjnej)

Pierwszą istotną rzeczą jest możliwość zwolnienia się z odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce, jeśli działając w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego postępowaliśmy w sposób lojalny wobec spółki.

Art. 293 § 3 kodeksu spółek handlowych: Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Co to oznacza w praktyce?

Przede wszystkim:

• dopuszczalne jest podejmowanie ryzyka gospodarczego (na tym w końcu polega biznes:)), ale ma być ono uzasadnione w świetle informacji, analiz i opinii, które powinniśmy uwzględnić w danej sytuacji przy zachowaniu starannej oceny,
• jesteśmy więc zobowiązani do sporządzenia odpowiednich analiz samodzielnie lub przez osoby o odpowiednich kompetencjach,
• powyższe chroni nas przed odpowiedzialnością za działanie, które w danych okolicznościach było racjonalne, ale np. doprowadziło do strat dla spółki,
• powinniśmy kierować się interesem spółki i dążyć do zapewnienia najlepszych dla niej rezultatów (lojalność).

Inną zmianą w zakresie odpowiedzialność członków zarządu są przepisy karne dot. braku współpracy z radą nadzorczą (dla dociekliwych art. 587¹ KSH). Jeśli członek zarządu:

• nie udostępnia radzie nadzorczej dokumentów spółki,
• nie udziela informacji lub wyjaśnień w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia lub
• udziela informacji niezgodnych ze stanem faktycznym, lub
• zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień

podlega grzywnie nie niższej niż 20 000 złotych i nie wyższej niż 50 000 złotych albo karze ograniczenia wolności.

Zmiana #4 Przedłużenie obowiązku zachowania tajemnicy

Zgodnie z art. 209¹ §2 kodeksu spółek handlowych członek zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu. Wynika to z obowiązku zachowania lojalności wobec spółki. Członek zarządu nie może ujawniać informacji ważnych dla spółki (nie chodzi więc tylko o tajemnicę przedsiębiorstwa). Co ważne, z powyższego przepisu wynika, że obowiązek ten jest bezterminowy.

Zmiana #5 Sposób liczenia kadencji

Nowelizacja doprecyzowała też sposób liczenia kadencji członków zarządu (art. 202 §2 KSH). Dodano zapis, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Co to znaczy w praktyce?

Jeśli zarząd został powołany na 3 letnią kadencję 24 lutego 2023 r. i umowa spółki nie stanowi inaczej, to jego kadencja upłynie 23 lutego 2027 r. (trzy pełne lata obrotowe to 2024, 2025, 2026). No i teraz mandat członka zarządu wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełni rok obrotowy funkcji członka zarządu. Jeśli więc sprawozdanie za 2026 r. będzie zatwierdzone 30 czerwca 2027 r., to właśnie z tym dniem wygaśnie mandat. Od kolejnego dnia dana osoba przestanie być członkiem zarządu.

To tyle nt. ostatnich zmian w kodeksie spółek handlowych. Jeśli jakiś aspekt szczególnie Cię interesuje, to daj znać w komentarzu.